Первинний обліковий документ – носій інформації про господарську операцію економічного суб'єкта. Перелік осіб, що є економічними суб'єктами, визначено ст. 2 ФЗ-402 "Про бухгалтерський облік". Цим же законом визначено вимоги до форми та заповнення облікових актів, а також базові правила їх відображення у бухгалтерському обліку.
Сучасне законодавство не зобов'язує суб'єктів приватного права (створених приватних вкладах) використовувати під час оформлення операцій уніфіковані форми первинних облікових документів. Але якщо читач – суб'єкт громадського права (з часткою муніципального чи федерального участі) чи укладає угоди з такими суб'єктами, то без уніфікованих форм не обійтися.
Організація первинного обліку
Щоб визначити, що стосується первинних документів, а що – ні, можна користуватися простим правилом: документ відображає реальну операцію зі зміни складу майна підприємства – означає «первинка». Звичайно, це дуже спрощений підхід (і він має винятки), але він практично завжди дає правильний результат.
Так, не можна відносити до первинних актів: накази та розпорядження адміністрації, бухгалтерські довідки, рахунки (див., у чому), розписки тощо. На підставі цих паперів не повинні заповнюватись бухгалтерські реєстри. Але й применшувати їх значення не можна, оскільки вони формують передумови для реалізації господарських операцій і, отже, можуть бути доказами намірів сторін угоди.
У статті 9 ФЗ-402 подано вичерпний перелік вимог до первинних документів. На підставі «первинки», складеної з дотриманням цієї норми, підприємство може без ризику відображати відомості про свої операції, не переживаючи, що їх визнають фіктивними.
Основні правила складання:
- реальність подій (документ має складатися за фактом скоєння дії – передачі майна, виявлення недостачі, приймання товару тощо. буд.), якщо подія лише планується, то оформляти його «первинкою» не можна, і більше не можна вносити їх у дані обліку;
- акт повинен містити інформацію про сторони, які брали участь при його складанні (хто передає та хто приймає), зазначаються всі дані, що ідентифікують суб'єкт господарювання;
- реальні час і місце скоєння операції (якщо товар передавався у місті Н, то в жодному разі не можна вказувати, що акт передачі складено у місті Р, оскільки контролюючі органи мають право вимагати пояснення, яким чином товар зі складу у місті Н опинився у місті Р. І якщо підприємець не зможе обґрунтувати цю обставину, передача може бути визнана фіктивною);
- зміст операції (якщо у підприємця виникають сумніви з приводу того, як називається операція, до якої він складає «первинку», потрібно переглянути договір між сторонами та щодо нього визначити, що зобов'язані зробити контрагенти: виконати роботи, надати послуги або поставити товар);
- натуральні та грошові одиниці операції;
- найменування посади, ініціали, підписи осіб, уповноважених сторонами підтвердження факту здійснення операції (див. ).
Документ, відповідний переліченим вимогам, підлягає включенню до регістру бухгалтерського обліку суб'єктами приватного права майже завжди. Виняток можуть становити ті випадки, коли сторони у договорі узгодили форму складання первинних актів, але з якихось причин ця форма не була дотримана однієї зі сторін. У цьому випадку той контрагент, який одержав неправильну «первинку», може оскаржити дії винуватця через суд.
Корисно дізнатися, як правильно оформити. Структура документа, порядок складання та підписання.
На замітку учасникам юридичних осіб: як правильно його заповнити.
Команда сайту Світ Бізнесу рекомендує всім читачам пройти Курс Лінивого Інвестора, на якому ви дізнаєтесь як навести лад у особистих фінансах та навчитися отримувати пасивний дохід. Жодних заманух, тільки якісна інформація від практикуючого інвестора (від нерухомості до криптовалюти). Перший тиждень навчання безкоштовний! Реєстрація на безкоштовний тиждень навчання
Види документів
Класифікація первинних документів – виключно теоретичний аспект, який мало впливає на практичну роботу бухгалтера. Умовно можна виділити такі види «первинки»:
- суворої звітності/ не суворої звітності;
- двосторонні/односторонні;
- разові/зведені;
- на паперовому носії/електронні.
Сьогодні в обліку суб'єктів приватного права практично не використовуються бланки суворої звітності. Довіреності, касові ордери, накладні підприємці можуть формувати самостійно, з дотриманням загальних вимог законодавства.
Що таке двосторонній чи односторонній первинний документ, визначається за кількістю сторін, що беруть участь. Так, платіжне доручення– односторонній первинний документ, оскільки вказує на дію лише однієї сторони – платника. Наприклад, накладна – двосторонній, оскільки у цьому документі постачальник виконує активну дію – передає, а одержувач – приймає.
Як оформляти первинні документи
Комп'ютеризований бухгалтерський облікзабезпечує практично автоматичний порядок оформлення первинних актів. Кожна бухгалтерська програма пропонує форми «первинки», починаючи з договорів і до рекламаціями (див. ).
Бланки з актуалізованих комп'ютерних програм цілком задовольняють усім вимогам відображення господарських операцій на обліку підприємства. Але якщо ці форми не відображають повною мірою всі дії сторін, тоді потрібно самостійно складати документ, який повністю підтвердить реальність усіх аспектів операції.
При самостійному складанні бланків можна відштовхуватися від їх уніфікованих форм, затверджених Постановою Держкомстату РФ №7 від 21.01.2003 року. У зв'язку з тим, що ці форми не є обов'язковими для суб'єктів приватного права, кожен підприємець може їх доопрацювати під свої потреби, не забуваючи при цьому дотримуватись обов'язкових вимог (ст. 9 ФЗ-402).
Важливо! Форми первинних документів, розроблених спеціально під умови роботи конкретного підприємства, затверджує не хто інший, як керівник цього підприємства своїм наказом про організацію обліку. Вимог до цього наказу теж немає, але краще складати його кожен новий рікз урахуванням приписів законодавства, що динамічно змінюється.
Але навіть якщо з якоїсь причини в бухгалтерському обліку підприємства використовуються бланки «первинки», які не затверджені керівництвом, але підписані, значить, ці документи мають юридичну силу.
Заповнювати бланки первинних актів необхідно з дотриманням таких правил:
- не допускати виправлень;
- вводити достовірну та зрозумілу інформацію (ніяких ненормативних кодувань чи незрозумілих скорочень);
- всі порожні графи мають бути заповнені прочерком;
- якщо форму бланка потрібно внести доповнення, воно вказується до підписів сторін (корисно дізнатися, ).
До кожного підписувача виготовляється оригінал первинного акта. Якщо бланк підписують дві сторони, то виготовляється два оригінали, якщо одна – то оригінал може бути лише один.
Зіпсований бланк слід перекреслити та надіслати на утилізацію.
Зберігання «первинки» та надання інформації про господарські операції
Оригінали первинних документів зберігаються у кожного учасника господарської операції. Постановою Держкомстату №7 визначено, що «первинка» зберігається у підшивках у хронологічному порядку щодо кожного регістру бухгалтерського обліку. Це найзручніший формат накопичення та обробки інформації з обліку.
Підшивки зберігаються у архіві підприємства. Термін та порядок зберігання кожного виду первинних документів та облікових регістрів визначено Наказом Мінкультури РФ №558 від 25.08.2010 (зі змінами та доповненнями). Зазвичай термін зберігання становить три роки, але є низка документів, які мають зберігатися набагато довше.
У скарбничку роботодавцю: як скласти . Порядок оформлення сумісників та нарахування зарплати таким працівникам.
Чи можливо . Особливості призначення та продовження випробування працівникам під час працевлаштування.
Закон про бухоблік вимагає, щоб усі господарські операції, які проводяться організацією, оформлялися виправдувальними документами (ст. 9). Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.
Уніфіковані форми
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Постановою Уряду РФ від 08.07.97 № 835 "Про первинні облікові документи" функції з розробки та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій покладено на Держкомстат Росії. Зміст і склад уніфікованих форм первинної облікової документації узгоджуються при цьому комітетом з Мінфіном Росії та Мінекономіки Росії.Держкомстатом Росії у розвиток згаданої постанови Уряду Росії затверджено Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, а також альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації для деяких об'єктів бухгалтерського обліку. У таблиці наведено список цих постанов.
Об'єкт бухгалтерського обліку | Постанова Держкомстату України |
||
Назва |
|||
| Основні засоби | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів | ||
| Нематеріальні активи, матеріали, роботи в капітальному будівництві | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, основних засобів та нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, робіт у капітальному будівництві | ||
| Продукція та МПЗ у місцях зберігання | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання | ||
| Облік торгових операцій | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації щодо обліку торгових операцій. | ||
| Роботи будівельних машин та механізмів, роботи в автомобільному транспорті | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті | ||
| Сільськогосподарська продукція та сировина | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку сільськогосподарської продукції та сировини | ||
| Кошти в касі, результати інвентаризації | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з урахуванням результатів інвентаризації | ||
| Результати інвентаризації | Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № ІНВ-26 «Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією» | ||
| Кошти, видані під звіт | Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1 «Авансовий звіт» | ||
| Праця та її оплата | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати | ||
Зазначимо, що ухвалою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132 затверджено альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій. А саме:
З раніше затверджених уніфікованих форм первинної облікової документації постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а нині продовжують діяти форми з обліку нематеріальних активів, матеріалів, і навіть робіт у капітальному будівництві.
Після запровадження нового Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово- господарської діяльностіорганізацій (утв. наказом Мінфіну Росії 31.10.2000 № 94н) з об'єктів, що приймаються до обліку, зникли малоцінні та швидкозношувані предмети. Проте, деякі з таких об'єктів продовжують перебувати на бухгалтерському обліку як об'єкти основних засобів. При їх переведенні для спрощення обліку Мінфін Росії від 27.12.01 № 16-00-14/573 дозволив замість оформлення по кожному з них акта (накладного) приймання - передачі основних засобів за формою № ОС-1 використовувати раніше застосовувані уніфіковані форми для МШП:
Тому при списанні повністю з амортизованих врахованих у складі основних засобів колишніх МШП, при їх непридатності для подальшого використання, втрати логічно скористатися такими уніфікованими формами, розробленими для МШП:
Вищезгадані форми, на наш погляд, цілком доречно використовувати при обліку інвентарю та господарського приладдя.
Ще раз наголосимо, що уніфіковані форми первинної облікової документації, що містяться в альбомах форм, є обов'язковими.
Разом про те у деяких випадках організаціям буває недостатньо показників, які містять ці форми, оскільки вони можуть врахувати всіх видів діяльності організації, особливості технологічних циклів, їх структури. У зв'язку з цим Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації передбачено, що формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватись. Тому для відображення господарських операцій організації вправі доповнювати їх на власний розсуд. Але це не стосується уніфікованих форм обліку касових операцій.
Вносячи відповідні зміни до уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених Держкомстатом Росії, організація повинна дотримуватися наступного:
Організації, що займаються виробництвом бланків уніфікованих форм первинної облікової документації, при їх виготовленні для зручності розміщення та обробки необхідної інформації можуть вносити зміни до частини:
Крім уніфікованих форм первинних документів, затверджених Держкомстатом Росії, існують також «відомчі» форми первинних документів.
Так для перевезення вантажів залізничним транспортом використовується транспортна залізнична накладна, форма якої затверджена наказом МПС Росії від 18.06.03 № 39 (цим же наказом затверджені і правила її заповнення).
Форми, що самостійно розробляються
Однак при різноманітті виробничо-господарських видів діяльності трапляються і складніші випадки, коли з тих чи інших операцій уніфіковані форми відсутні. У разі організація вправі розробити форму первинного документа самостійно. Але при цьому у документі необхідно навести обов'язкові реквізити, встановлені пунктом 2 статті 9 закону про бухгалтерський облік. Документ повинен містити:Розроблені самостійно організацією форми первинних облікових документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові уніфіковані форми первинних облікових документів, затверджуються при формуванні її облікової політики (п. 5 ПБУ 1/98 «Облікова політика організації»; утв. наказом Мінфіну Росії від 09.12.98 № 60н).
Такими самостійно розробленими документами можуть бути: доповідні та службові записки (що обґрунтовують необхідність тих чи інших витрат для підприємницької діяльності організації), дефектні відомості та акти, що обґрунтовують необхідність здійснення ремонтних робіт, акти з представницьких витрат тощо.
Приклад 1 27 вересня 2004 року ТОВ «Інткомплекс» було здійснено витрати на представницькі витрати. Для списання витрачених матеріально-виробничих запасів використано первинний документ, самостійно розроблений організацією.
АКТ № 41
про віднесення витрат на представницькі витрати
Ми, підписані нижче, фінансовий директор Слуднов Р. М., головний бухгалтер Державець Н. В., начальник відділу Риков В. В. цим Актом підтверджуємо доцільність віднесення до представницьких витрат, пов'язаних з комерційною діяльністю, Витрат на організацію прийому представників ВАТ «Пасат» (м. Тула) .
Прийом відбувся 27.09.04 в офісі ТОВ "Інткомплекс" за адресою: м. Москва, Ленінградський проспект, д. 47, оф. 410 відповідно до Програми ділової зустрічі, затвердженої 20.09.04.
Під час зустрічі обговорювалися питання щодо подальшого постачання продукції в рамках договору № 25/04-к від 29.03.04.
Учасники зустрічі:
від ВАТ "Пасат": генеральний директор Биков І. В., заступник директора Шеранков Д. Ю., начальник відділу Мурзін К. Л., провідного спеціаліста Роман А. Л.;
від ТОВ «Інткомплек»: генеральний директор Слухів М. Д., фінансовий директор Слуднов Р. М., начальник відділу Риков В. В.,
Під час зустрічі було витрачено такі матеріально-виробничі запаси:
| Ковбаса «Святкова» – 278 гр | ||
| Буженина – 198 гр | ||
| Вино-горілчані вироби – коньяк «Арарат» | ||
| Риба червона «Сьомга» - 264 гр | ||
| Кава | ||
| Цукерки – 1 кор. | ||
| 7. | Хлібобулочні вироби. | |
РАЗОМ: | 415,00 руб. |
Чеки, що підтверджують придбання зазначених матеріально-виробничих запасів, додаються до авансового звіту Суркової В. В. № 98 від 27.09.04. Витрати виконані в межах кошторису, що додається до Програми ділової зустрічі.
У процесі прийому використали електричний чайник «Tefal» початковою вартістю 980 рублів (врахований у складі основних засобів), посуд вартістю 450 руб. (врахована у складі господарського приладдя).
Фінансовий директор ______________________ Р. М. Слуднов
Головний бухгалтер ______________________ Н. В. Державец
Начальник відділу ______________________ В. В. Риков
___________________
Кінець прикладу 1
Серед первинних документів, що самостійно розробляються, необхідно згадати і бухгалтерську довідку. Для бюджетних організаційФорму бухгалтерської довідки затверджено наказом Мінфіну Росії від 30.12.99 № 107н - форма № 433. До цієї форми можуть звертатися і бухгалтери комерційних організацій. Однак ніщо не заважає організації на її основі розробити зручнішу для використання форму.
Зазначимо, що бухгалтерія змушена часто звертатися до цього документа. Будь-який виправний запис на рахунках бухгалтерського обліку, різні розрахунки, починаючи від розрахунку сум щомісячної амортизації до нарахувань сум податків, пені, штрафів, перерахунок податкових зобов'язаньтощо повинні оформлятися такою довідкою.
Приклад 2Під час проведення інвентаризації товарів у вересні 2004 року у ТОВ «Інткомплекс» виявлено їх нестачу у сумі 5300 крб. Комісія визнала винним у нестачі працівника організації. Сокільник В. П., що несла повну матеріальну відповідальність, добровільно погодилася відшкодувати збитки зі своєї заробітної плати (її оклад - 10 500 руб.)
Відповідно до вимог податківців раніше прийнятий до відрахування ПДВ за відсутнім товаром - 954 руб. (5300 руб. Х 18%) відновлюється. Ця величина збільшує суму недостачі до 6254 руб. (5300+954).
Адміністрацією прийнято рішення про утримання належної суми протягом трьох місяців з урахуванням обмеження, встановленого статтею 138 ТК РФ.
У вересні та жовтні із заробітної плати працівника утримується максимально можлива сума - 2100 руб. (10 500 руб. х 20%), у листопаді - частина - 2054 руб. (6254 - 2100 - 2100).
Вид складеної бухгалтерської довідки наведено нижче.
Організація ТОВ «Інткомплекс»
БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА № 17
Дата складання
Нарахування заборгованості Сокільник В.П. щодо нестачі товарів та утримання належної
причина складання довідки, обґрунтування бухгалтерських записів
Суми _________________________________
розрахунки сум, що відображаються на рахунках бухгалтерського обліку
Бухгалтерський запис |
||||||
| 1 | 22.09.04 | Відображено вартість товарів, які бракують | ||||
| 2 | 22.09.04 | Відновлено ПДВ із нестачі товарів | ||||
| 3 | 22.09.04 | Відновлений ПДВ враховано у сумі нестачі | ||||
| 4 | 22.09.04 | Нараховано заборгованість працівника | ||||
| 5 | 22.09.04 | |||||
| 6 | 29.10.04 | Частково погашено заборгованість | ||||
| 7 | 30.11.04 | Заборгованість погашена повністю | ||||
Бухгалтер _________________ В.В. Серікова
підпис розшифровка підпису
Головний бухгалтер _________________ Н.В. Державець
підпис розшифровка підпису
____________________________
Кінець прикладу 2
Із запровадженням податкового обліку важливість бухгалтерської довідки зросла. Спільно з іншими первинними документами бухгалтерська довідкає основою внесення записів у аналітичні регістри податкового обліку (ст. 313 НК РФ).
Форми для податкового обліку
При обчисленні прибуток отримані доходи зменшуються у сумі вироблених витрат, відповідальних вимогам, передбаченим пунктом 1 статті 252 НК РФ. Серед них згадано документальне підтвердження витрат. У цьому під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ.
Підтвердженням даних податкового обліку можуть бути первинні облікові документи (включаючи довідку бухгалтера), аналітичні регістри податкового обліку та розрахунок податкової бази (ст. 313 НК РФ).
Поняття «первинний обліковий документ» законодавцем у Податковому кодексі РФ спеціально не розкрито. Тому виходячи з норми пункту 1 статті 11 НК РФ, яка встановлює, що інститути, поняття та терміни цивільного, сімейного та інших галузей законодавства РФ, що використовуються в НК РФ, застосовуються в тому значенні, в якому вони використовуються в цих галузях законодавства (якщо інше не передбачено НК РФ), які у податковому обліку первинні документиповинні відповідати вимогам, які пред'являються до них у бухгалтерському обліку.
Це підтвердили й податківці у Методичних рекомендаціях щодо застосування глави 25 «Податок на прибуток організацій» Податкового кодексуРосійської Федерації (утв. наказом МНС Росії від 20.12.02 № БГ-3-02/729). У документі наводиться, що порядок оформлення первинних документів передбачено нормативними правовими актами відповідних органів виконавчої. Цим органам відповідно до законодавства РФ надано право затверджувати порядок складання та форми первинних документів, якими оформлюються господарські операції.
Тому застосування типових уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених відповідними постановами Держкомстату Росії в 1997-2004 роках, або самостійно розроблених платником податків первинних документів, що відповідає вимогам закону про бухгалтерський облік, при фіксуванні вироблених витрат дозволить платникам податків врахувати їх у витратах податку з прибутку.
Проте не завжди типова уніфікована форма первинного облікового документа, що використовується у бухгалтерському обліку, дозволятиме врахувати всі необхідні дані для податкового обліку. У цьому випадку у форму можна внести додаткові рядки та графи, для відображення відсутніх показників.
Приклад 3При обліку об'єкта основних засобів в майні, що амортизується, типова міжгалузева форма № ОС-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів» (утв. постановою Держкомстату Росії від 27.01.03 № 7), не містить інформації:
Якщо термін корисного використання основного засобу у податковому обліку відрізняється від терміну корисного використання, визначеного для цілей бухгалтерського обліку, необхідно і його вказати.
При нелінійному методі нарахування амортизації необхідні також дані:
Отже, організації необхідно відповідним чином доопрацювати картку або самостійно розробити додатковий аналітичний регістр податкового обліку, який передбачає внесення згаданих даних.
__________________________
Кінець прикладу 3
Відсутність первинного документа у податковому обліку класифікується як грубе порушення правил обліку доходів та витрат, а також об'єктів оподаткування (ст. 120 НК РФ). Грубе порушення правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування, якщо воно скоєно протягом одного податкового періоду, за відсутності ознак податкового правопорушеннятягне за собою стягнення штрафу в розмірі 5000 руб. Якщо ж при цьому була занижена податкова базато величина штрафу складе 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб.
Володимир УЛЬЯНОВ
Аудитор
"Бухгалтерський облік", 2010, N 6
На незастосування документації чи недоліки у тому оформленні звертають увагу податкові органи, що нерідко є предметом судових розглядів. Чи є обов'язковим застосування цих форм?
Уніфікація форм первинної облікової документації.Податкові органи вправі вимагати від платника податків документи, які є підставою обчислення та сплати податків за формами, встановленим відповідним федеральним органом виконавчої.
Про які форми йде моваі чи є такі документації?
Поняття уніфікованих форм первинної облікової документації фігурує у Законі про бухгалтерський облік. Їм встановлено, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.
Документи, форма яких не передбачено у цих альбомах, повинні містити обов'язкові реквізити, перелічені у ст. 9 цього Закону. Альбоми уніфікованих форм було затверджено Держкомстатом Росії, але не за всіма розділами обліку (табл. 1). Як видно, альбоми не були сформовані для уніфікованих форм з обліку нематеріальних активів, матеріалів, основних засобів, праці та оплати, робіт будівельних механізмів, касових операцій, результатів інвентаризації.
Таблиця 1
Перелік альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації
| Найменування альбому | Джерело |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку сільськогосподарської продукції та сировини | Постанова Держкомстату Росії від 29.09.1997 N 68 |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку операцій у громадському харчуванні | Постанова Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку торгових операцій при продажу товарів у кредит та у комісійній торгівлі |
|
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням ККМ |
|
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку торгових операцій (загальні) |
|
| Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку продукції, ТМЦ у місцях зберігання | Постанова Держкомстату Росії від 09.08.1999 N 66 |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт | Постанова Держкомстату Росії від 11.11.1999 N 100 |
Поняття " альбом уніфікованих форм " розширювальному тлумаченню не підлягає, а перелік діючих альбомів, наведений у табл. 1 є вичерпним.
Постанова Уряди РФ від 08.07.1997 N 835 поклала функції з розробки та затвердження альбомів уніфікованих форм на Держкомстат Росії, який надалі було перетворено на Федеральну службу державної статистики (Росстат). Проте остання будь-якими повноваженнями щодо уніфікованих форм наділена не була.
Визнання постанов федеральних органів виконавчої як нормативно-правових актів.Звернемося до Постанови Уряду РФ від 13.08.1997 N 1009, яким було затверджено Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації речових (Правила).
У період затвердження постанов за уніфікованими формами Держкомстат Росії був федеральним органом виконавчої.
Постанова федерального органу виконавчої набуває статусу НПА за умови його реєстрації Мін'юстом Росії. Сам факт, що його видано на виконання постанови Уряду РФ, ще дозволяє класифікувати його як НПА. Жодна з цікавих для нас постанов Держкомстату Росії зареєстрована в Мін'юсті Росії не була.
Акти, які потребують реєстрації у Мін'юсті Росії, статусу НПА не набувають, не містять правових норм, обов'язкових всім організацій. Тому уніфіковані форми, затверджені постановами Держкомстату Росії, мають рекомендаційний характер.
У цьому зв'язку заслуговують на увагу Листи Мінфіну Росії від 04.05.2009 N 07-02-10/24 та ФНП Росії від 27.07.2009 N 3-2-09/147, в яких повідомляється, що Росстат, Мінфін Росії, ФНС Росії не мають повноважень роз'яснювати застосування форм первинних облікових документів. Тому Лист Мінфіну Росії від 01.08.2001 N 16-00-14/364, який забороняє відступ від "альбомних" форм, на наш погляд, застосування не підлягає.
Порядок набуття чинності законами та НПА.З п. п. 8 і 10 Указу Президента РФ від 23.05.1996 N 763, в якому викладено порядок опублікування та набрання чинності актами Президента РФ, Уряду РФ та нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади, випливає, що НПА федеральних органів виконавчої влади , що не пройшли державну реєстрацію, а також не опубліковані в установленому порядку, не тягнуть за собою правових наслідків як не набрали чинності. Вони не можуть бути підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування санкцій до посадових осіб та організацій за невиконання в них приписів. На них не можна посилатися при вирішенні суперечок. Аналогічна позиція викладена в Ухвалах Конституційного Суду РФ від 02.03.2006 N 58-О та від 02.11.2006 N 537-О.
Державна реєстрація НПА передбачає присвоєння йому реєстраційного номера. Отже, посилання у податкових спорах на постанови Держкомстату про затвердження уніфікованих форм неправомірні.
Податкові суперечки щодо застосування уніфікованих форм.Використання норм Указу N 763 не раз дозволяло компаніям вигравати податкові суперечки арбітражних судах(Табл. 2).
Таблиця 2
Застосування Указу Президента РФ від 23.05.1996 N 763 у податкових спорах
| Судове рішення | Аргументи суду |
| Постанова Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 22.10.2008 N 09АП-11557/2008-АК | Вимоги до складання первинних облікових документів за формами, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, на відміну від бухгалтерського обліку при наявності прямого посилання в профільному законі, не можуть бути поширені на податковий облік, так як уніфіковані форми N N КС-2 та КС-3 вважаються для законодавства такими, що не вступили в силу та не підлягають застосуванню |
| Постанова ФАС Поволзького округу від 08.05.2009 у справі N А12-17574/2008 | Постанова Держкомстату України від 28.11.1997 N 78 опубліковано в офіційних виданнях не було, у зв'язку з чим не може бути підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування санкцій до громадян, посадових осіб та організаціям за невиконання утримуваних у ньому розпоряджень. У разі ж, якщо Постанова Держкомстату України від 28.11.1997 N 78 не підлягає реєстрації та опублікуванню як не зачіпає права та обов'язки юридичних та фізичних осіб, посилання податкового органу на невиконання обов'язків щодо застосування форм первинних облікових документів тим більше є необґрунтованою |
| Постанова ФАС Поволзького округу від 21.05.2009 у справі N А55-16309/2008 | Організація має право застосовувати не обов'язкові для її офіційно не опубліковані форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, або інші первинні облікові документи, відповідні обов'язковим вимогам, встановленим ст. 9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" |
| Постанова Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 19.03.2007, від 26.03.2007 N 09АП-1769/2007-АК | На момент прийняття Постанови від 25.12.1998 N 132 Держкомстат Росії відповідно з Указом Президента РФ від 14.08.1996 N 1177 ставився до федеральних органів виконавчої влади. Отже, названа Постанова мало пройти процедуру реєстрації в Мін'юсті Росії та опубліковано в офіційному виданні. Проте до цього часу ця Постанова не представлялося для державної реєстрації та не опубліковано в офіційних виданнях. Таким Таким чином, організація має право не застосовувати уніфіковану форму товарно-транспортної накладний, що міститься у вищезгаданому постанові |
Сьогодні арбітражна практика щодо застосування уніфікованих форм складається здебільшого на користь платників податків.
Уніфіковані форми для касових операцій.Відповідно до п. 12 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Банком Росії від 22.09.1993 N 40 (Порядок), касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації для підприємств та організацій, що затверджуються Держкомстатом Росії. Порядок вважається нормативним правовим актом виходячи з Наказу Банку Росії від 01.12.1992 N 02-209. З нього випливає, що ухвала Держкомстату Росії, яка затверджує типові форми первинної документації, має міжвідомчий характер Пункт 13 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітностіу Російській Федерації ототожнює типові форми з уніфікованими.
Але Постанова Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 у Мін'юсті Росії не зареєстровано. Отже, уніфіковані форми за касовими операціями, на нашу думку, не є обов'язковими.
Чи застосовні уніфіковані форми для малого бізнесу?У п. 5 Типових рекомендацій щодо організації бухгалтерського обліку для суб'єктів малого підприємництва (Наказ N 64н) зазначено, що малі підприємства можуть застосовувати самостійно розроблені форми, які містять обов'язкові реквізити, передбачені Законом про бухгалтерський облік. Ця позиція підтримана і у Визначенні ВАС РФ від 10.04.2008 р. N 3856/08. Проте, посилатися на Наказ N 64н не рекомендується. Чому?
По-перше, він не зареєстрований у Мін'юсті Росії, а отже, не є НПА. Тому посилання на нього може бути оскаржене податковим органом; по-друге, Типові рекомендації розроблені відповідно до Федерального закону від 14.06.1995 N 88-ФЗ, який втратив чинність з 01.01.2008 у зв'язку з прийняттям Федерального закону від 24.07.2007 N 209-ФЗ.
А головне – критерії малих підприємств, що містяться у старому та новому Законах, не збігаються.
Насамкінець зазначимо, що нерідко бухгалтери недооцінюють вимогу п. 4 ПБО 1/2008 про затвердження форм первинних облікових документів в обліковій політиці, яка не містить згадки про уніфіковані форми. Проте неправильно вважати, що організація має право відмовитися від використання уніфікованих форм. Необхідно або розробити власні форми, або визначити, які реквізити уніфікованих форм можна використовувати.
Організація немає впливу на облікову політику своїх контрагентів. А через необов'язковість уніфікованих форм вона не має права вимагати їх дотримання від контрагентів. Однак подбати про якість документів, які організація отримує від них, можна на стадії укладання договору. Виконання погодженої умови можна домогтися контрагента в судовому порядку.
Є.Ю.Діркова
НІФІ Академії бюджету та казначейства
З 1 січня 2013 р. набрав чинності Федеральний закон від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 402-ФЗ). У ньому не містяться вимоги щодо необхідності складання первинних облікових документів за уніфікованими формами. Чи означає це, що всі уніфіковані форми, що раніше застосовувалися, не обов'язкові до використання?Питання оформлення первинних облікових документів надзвичайно важливе для суб'єктів господарювання. Адже документи, оформлені відповідно до законодавства, зокрема, підтверджують з метою обчислення податку на прибуток видані платником податків витрати, а також доводять обґрунтованість застосування відрахувань із ПДВ. Тому використання документів, форми яких не відповідають встановленим вимогам, може спричинити несприятливі для суб'єктів господарювання наслідки.
1. Складання первинних облікових документів
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону N 402-ФЗ первинним обліковим документом оформляється кожен факт господарського життя. Зазначимо, що до 1 січня 2013 р. згідно з п. 1 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 129-ФЗ) зазначений документ складався з кожної господарської операції. Проте поняття "господарська операція" та "факт господарського життя" не ідентичні.
Факт господарського життя - це угода, подія, операція, які надають чи здатні вплинути на фінансове становище економічного суб'єкта, фінансовий результат його діяльності та (або) рух грошових коштів(п. 8 ст. 3 Закону N 402-ФЗ). У Законі N 129-ФЗ був визначено поняття "господарські операції", але з п. 2 ст. 1 цього Закону випливало, що такими визнавалися всі операції, які здійснюють організації в процесі діяльності.
Таким чином, що міститься у Законі N 402-ФЗ поняття "факт господарського життя" ширше за поняття "господарська операція", яке використовувалося у Законі N 129-ФЗ. І тут виникає головне питання, яке хвилює фахівців: які факти господарського життя можуть оформлятися первинними обліковими документами, складеними за формами, самостійно розробленими організацією, а коли застосування уніфікованих форм залишається обов'язковим? Адже ухвали Держкомстату РФ, якими затверджувалися уніфіковані форми первинної облікової документації, не скасовані.
2. Власні форми первинних облікових документів
Відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ форми первинних облікових документів, що застосовуються організацією (за винятком організацій державного сектора), має затверджувати керівник організації. При цьому у зазначеному Законі немає вимоги щодо обов'язкового застосування уніфікованих форм. Нагадаємо, до 1 січня 2013 р. застосовувати самостійно розроблені форми первинних документів можна було лише у разі, якщо необхідна форма була відсутня в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації (п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ). Однак зауважимо, що навіть при складанні первинних документів не за уніфікованими формами платникам податків вдавалося відстояти в суді правомірність визнання витрат (докладніше див. в Енциклопедії спірних ситуацій з податку на прибуток).
Розробляючи власні форми первинних облікових документів, можна взяти за основу уніфіковані форми, додавши або вилучивши частину реквізитів. Крім того, доцільно використовувати ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 "Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів".
Під час розробки слід враховувати, що первинний обліковий документ обов'язково має містити реквізити, перелічені у ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ:
Найменування та дата складання документа;
Найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
Величина натурального та (або) грошового виміруфакту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
Підписи, прізвища (з ініціалами), а також посади осіб, які вчинили угоду, операцію та відповідальних за правильність її оформлення, або осіб, відповідальних за правильність оформлення події, що відбулася.
Необхідно мати на увазі, що перелік реквізитів за окремими первинними обліковими документами може бути розширений іншими нормативними актами. Наприклад, вимоги до реквізитів дорожнього листа містяться у Наказі Мінтрансу Росії від 18.09.2008 N 152, прийнятому на виконання ч. 1 ст. 6 Федерального закону від 08.11.2007 N 259-ФЗ "Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту".
Як мовилося раніше, керівнику організації необхідно затвердити застосовувані форми первинних облікових документів (ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ).
Слід також звернути увагу, що первинний обліковий документ може бути складений в електронному вигляді (ч. 5 ст. 9 Закону N 402-ФЗ). Як відомо, для обміну електронними документами потрібно, щоб в учасників електронного документообігу були сумісними формати документів. Відповідно, при створенні власних форм документів та їх форматів виникне складність у здійсненні електронного документообігу. Зазначимо, що на основі уніфікованих форм вже розроблено та Наказом ФНС Росії від 21.03.2012 N ММВ-7-6/ [email protected]затверджено рекомендовані формати документів, що широко застосовуються: товарної накладної (ТОРГ-12) та акта приймання-здачі робіт (послуг). В електронному вигляді ці документи можна передати до податкового органу (для підтвердження витрат з метою обчислення податку на прибуток та для інших цілей на запит інспекції) та контрагентам.
3. Уніфіковані форми первинних облікових документів
З 1 січня 2013 р. вимога щодо застосування уніфікованих форм при складанні первинних облікових документів у Законі N 402-ФЗ відсутня, але їх використання є звичним для багатьох господарюючих суб'єктів. Крім того, самостійна розробка форм документів, відмінних від уніфікованих, вимагає часу, спеціальних знань та додаткових витрат на налаштування програмного забезпечення під нові бланки, а застосування таких форм може спричинити труднощі у роботі як усередині організації, так і з контрагентами.
Заборона на використання уніфікованих форм у Законі N 402-ФЗ не міститься, тому їх, як і раніше, можна застосовувати, затвердивши таке рішення в обліковій політиці або окремим наказом керівника.
Крім того, відмовлятися від застосування всіх уніфікованих форм є досить ризикованим.
В Інформації N ПЗ-10/2012 Мінфін Росії зазначив, що обов'язковими до застосування залишаються форми первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами відповідно до інших федеральних законів та на їх підставі (наприклад, форми касових документів).
Дійсно, Положенням про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації (утв. Банком Росії 12.10.2011 N 373-П) передбачено застосування таких уніфікованих форм:
Прибуткові та видаткові касові ордери(форми N КО-1 і КО-2);
- (Форма N КО-4);
Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів (форма N КО-5);
Розрахунково-платіжні та платіжні відомості (форми N Т-49 та Т-53).
Зазначені форми затверджено Постановами Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88, від 05.01.2004 N 1.
Зазначимо, що це не всі уніфіковані форми, які й у 2013 р. є обов'язковими до застосування, незважаючи на надану свободу розробки власних форм.
Крім того, незастосування уніфікованих форм документів при обліку праці та її оплати може спричинити небажані для організацій наслідки. Питання застосування цих форм присвячено наступний розділ цього спецвипуску.
Є й інші обов'язкові для застосування форми первинних документів. Проте вимога, яка міститься у ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, загальне: форми має затвердити керівник економічного суб'єкта. Тому, щоб уникнути розбіжностей із контролюючими органами використання уніфікованих форм краще затвердити наказом керівника або передбачити в обліковій політиці.
4. Особливості застосування уніфікованих форм первиннихоблікових документів з обліку праці та її оплати
На окрему увагу заслуговує питання застосування уніфікованих форм для оформлення подій, що відбуваються у сфері трудових відносин (прийом на роботу, працівника, надання йому відпустки та ін.).
На думку Роструда, після набуття чинності Законом N 402-ФЗ, тобто з 1 січня 2013 р., недержавні організації мають право використовувати форми первинних облікових документів, розроблені ними самостійно (Лист від 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1) .
Як приклад Роструд згадує особисту картку працівника (форма N Т-2) та зазначає, що первинний обліковий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ. Форма особистої картки працівника (форма N Т-2), а також інші уніфіковані форми первинних облікових документів з обліку праці та її оплати, затверджено Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 (далі - Постанова N 1).
У той же час необхідно брати до уваги, що вимоги щодо застосування цієї уніфікованої форми для ведення військового обліку встановлено п. 27 Положення про військовий облік (утв. Постановою Уряду РФ від 27.11.2006 N 719 відповідно до п. 6 ст. 8 Федерального закону від 28.03.1998 N 53-ФЗ "Про військовий обов'язок та військову службу").
Розглядаючи питання про оформлення первинних документів при направленні працівника у службове відрядження, Мінпраця Росії в Листі від 14.02.2013 N 14-2-291 зазначив, що відповідні документи (зокрема, посвідчення про відрядження) повинні бути складені за формами, затвердженими Постановою N 1.
Мінфін Росії в Інформації N ПЗ-10/2012 вказав, що з 1 січня 2013 р. залишаються обов'язковими до застосування форми первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами відповідно до інших федеральних законів та на підставі таких законів.
Крім того, необхідно зазначити, що вимоги до первинних облікових документів, що містяться у ст. 9 Закону N 402-ФЗ можна лише частково застосувати до документів, що використовуються для оформлення подій у сфері трудових відносин. Так, у ч. 5 ст. 9 Закону N 402-ФЗ передбачено можливість складання первинного облікового документа в електронному вигляді. У той самий час Трудовий кодекс РФ та інші нормативні правові акти, містять норми трудового права, такої можливості допускають. Наприклад, в абз. 3 п. 26 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 N 749, прямо встановлено, що звіт працівника про роботу, виконану у відрядженні, представляється роботодавцю в письмовій формі. Уніфіковані форми службового завдання, звіту про його виконання та посвідчення про відрядження також містяться в Постанові N 1.
З урахуванням викладеного можна дійти висновку, що оформлення документів з використанням самостійно розроблених форм для обліку праці та її оплати може викликати претензії з боку перевіряючих органів, оскільки у новій формі можуть бути не враховані (не повністю враховані) вимоги трудового законодавства, які пред'являються конкретному документа.
Наприклад, повинна містити графи, в які необхідно вносити відомості про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу та звільнення (п. 12 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжкита забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225). Водночас, дані відомості не входять до переліку, наведеного в ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ.
Таким чином, щодо складання документів з обліку праці та її оплати, то в даний час організаціям доцільніше використовувати уніфіковані форми, затверджені Постановою N 1. І, як зазначалось, застосування даних уніфікованих форм відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ необхідно затвердити чи окремим наказом керівника організації, чи додатком до облікової політики.
Первинні бухгалтерські документи мають важливе значення у питаннях обліку, а й щодо податкового законодавства, зокрема визначення обсягу зобов'язань. Тому відповідальному за складання первинної документації дуже важливо знати всі нюанси ведення обліку, а також розуміти їх класифікацію для спрощення роботи.
Що таке первинні документи бухгалтерського обліку
Первинними прийнято вважати ті документи, які реєструють певні господарські дії, які вже здійснені. Залишити запис у бухгалтерському обліку та внести його до регістру можна виключно за наявності документації первинного обліку. Вона вважається невід'ємною частиною системи керування підприємством. Виходячи з цього можна сміливо стверджувати, що первинні документи бухгалтерського обліку - це документальне підтвердження здійснених угод, пов'язаних із господарською діяльністю суб'єкта та які принесли певний економічний ефект.
Класифікація
Усі моменти, що зачіпають питання щодо первинки, підпорядковуються положенням та нормам 402-ФЗ. У нормативі зазначено, що ці довідки потрібні при взаємодії з податковими структурами як підтвердження правильності розрахунків. А це означає, що у податківців не виникне жодних нарікань щодо процесу визначення бази оподаткування.
Відповідно до чинних регламентів, первинна документація підлягає обов'язковому зберіганню протягом 4-х років. У цей період податківці можуть будь-якої миті запросити документи для вивчення та перевірки. Крім того, первинна документація часто виступає як доказова база в судових позовах.
Слід зазначити, що у законодавчому рівні не закріплені конкретні форми первинної документації. З цього питання у суб'єкта господарювання з'являється можливість вибору того варіанту, який задовольнить його запити і буде слугувати хорошим підмогою в подальшій роботі.
Первинні документи бухгалтерського обліку: список
Як правило, повний списокдовідок, виконують основні функції, залишається незмінним і затверджується на рівні. На даний момент до цієї категорії відносять:
- Договору.Вони обумовлюються конкретні умови угоди, відповідальність сторін і фінансові питання. У цілому нині, тут вказуються всі умови, які так чи інакше стосуються проведеної угоді. Зазначимо, що з деяких операцій письмова форма договору не є обов'язковою. Так, з моменту отримання покупцем товарного чека угода визнається укладеною.
- Рахунки.За допомогою документів цього типу покупець підтверджує готовність оплатити товар (послугу) продавця. Крім того, в рахунках можуть бути представлені додаткові умови угоди та зафіксовані конкретні розцінки, які продавець встановлює на свою продукцію та послуги. Якщо з якихось причин покупця не влаштує поданий йому товар (послуга), виходячи з рахунку він має право вимагати повернення своїх коштів.
- Товарна накладна.У ній відображається повний перелік усіх товарів чи матеріалів, що передаються. Накладна має бути складена у кількох випадках залежно кількості учасників угоди.
- Акт прийому-передачі.Він складається за підсумками за підсумками надання послуги як підтвердження того, що результат праці відповідає раніше заявленим критеріям і повністю схвалений стороною, що приймає.
- Розрахункові відомості.Вони відображаються всі питання, пов'язані з розрахунком з найманим персоналом з праці. Причому тут має бути відображена вся інформація щодо премій, доплат та інших механізмів фінансового стимулювання працівників.
- Акти приймання-передачі № ОС-1.Цей тип документації використовується для фіксації будь-яких заходів, пов'язаних із введенням або виведенням основних засобів.
- Касові документи, до яких належать прибуткові та видаткові касові ордери, а крім того, касова книга. Вони містяться відомості щодо фінансових, проведених у межах реалізації, різноманітних угодах.
Класифікація
Види первинних документів у бухгалтерському обліку досить різноманітні і насамперед залежать від конкретної мети використання документа в найближчому майбутньому. Проте найпопулярніша класифікаційна ознака полягає у поділі первинної документації на внутрішню та зовнішню.
Внутрішній документ є власністю компанії та випускається нею для вирішення певних питань. Він складається спеціалістами фірми та поширює свою дію виключно в межах юрисдикції цієї фірми. Таким чином, зазначена категорія складається з тих документів, які необхідні для ефективного господарювання в рамках однієї компанії. У той же час, якщо документ надходить на фірму з боку або складається фахівцями компанії і згодом передається іншим юрособам (податковим органам, клієнтам і т. д.), то він буде визнаний як зовнішній.
У свою чергу, внутрішні документи також мають свої класифікаційні ознаки, які дають змогу згрупувати їх у три категорії:
- Розпорядчі (організаційні).У них вказується інформація, яка має бути донесена до відома співробітників компанії, структурних підрозділів та філій та їх керівників. За їх допомогою компанія віддає певні розпорядження, які мають ретельно виконуватися. До цієї групи можна віднести різноманітні накази, розпорядження та багато іншого.
- Виконавчі (виправдувальні), У яких спочатку відображаються факти, що підтверджують проведення певних операцій господарського призначення та їх завершення.
- Документи бухгалтерського оформленняЦя категорія є узагальнюючою і необхідна систематизації відомостей, які у інших паперах та його подальшого збору на єдиний документ.
За певних обставин документація може бути комбінованою. До цієї групи можна віднести ті папери, які можуть містити у собі ключові ознаки організаційної та виправдувальної документації. Найяскравішими прикладами тут є різні касові ордери, вимоги, авансова звітність та багато іншого.
Облікові регістри та їх класифікація
При вчиненні будь-якої угоди готується первинна документація. Як тільки вона повністю оформлена, усі відомості, зазначені в ній, мають бути продубльовані у відповідний обліковий регістр. А він є своєрідним носієм, що акумулює основну інформацію з угоди. Відштовхуючись від суті регістру, можна назвати кілька класифікаційних ознак. Наприклад, на вигляд регістри постають перед користувачами у вигляді книг, простих листів і облікових карт.
Виходячи з механізмів ведення регістру можна виділити ще 3 групи:
- Хронологічні, в яких всі події, що відбулися, вказуються зі строгим дотриманням тимчасових рамок. Тобто спочатку потрібно вказати ті операції, які відбулися раніше і таке інше. Подібні регістри найбільш складні, тому що в них міститься величезний масив інформації, і досить часто можна не врахувати будь-яку дію.
- Систематичні,у яких спочатку всі угоди вносяться у вигляді економічних показників. Таким чином, регістри даного типу відображають економічний ефект від господарських угод, що відбулися, і аналізують показники витрат і доходів. Найяскравішим прикладом систематичного регістру є касова книга.
- Комбіновані, які мають основні ознаки як систематичних, і хронологічних регістрів.
Зміст первинної документації
У багатьох користувачів виникає питання, що відноситься до первинних документів бухгалтерського обліку, і які вимоги до них пред'являються. На законодавчому рівні закріплено кілька положень, які встановлюють, що у документах первинного подружжя обов'язково мають бути певні відомості. Зокрема, відповідно до п.2 ст.9 ФЗ-402, первинна документація має містити таку інформацію:
- Назва документу;
- Дата складання;
- відомості про особу, яка склала зазначений документ (повне найменування підприємства);
- суть господарської діяльності, пов'язаної з цим документом;
- фінансові розрахунки щодо угоди, що відбулася;
- підписи посадових осіб, які відповідають за угоду, та його ініціали.
Зразок первинного бухгалтерського документа
Правила оформлення документів
Законодавець встановлює певні правила оформлення документів первинного обліку. Так, однією з ключових вимог вважається акуратність та відсутність будь-яких граматичних та пунктуаційних помилок та друкарських помилок. Якщо податкова служба виявить певні недоліки, порушнику доведеться переробляти документ, а при повторному порушенні можна потрапити на штрафні санкції. Загалом з цього питання слід звернути пильну увагу на наступні рекомендації:
- Допускається використання кулькових та чорнильних ручок, спеціальної обчислювальної техніки та комп'ютерів.
- Складання можна розпочинати тоді, коли передбачається проведення деяких господарських операцій, які треба буде відобразити. При цьому у виняткових ситуаціях цілком допускається оформлення документа після завершення угоди.
- Всі розрахункові дані повинні бути відображені як у числовій формі, так і письмовій. Таким чином, біля кожної цифри має стояти пропис.
- Вкрай важливо заповнити всі реквізити, вказані на бланку. Якщо з якихось причин відомостей немає, не можна залишати порожній рядок. У ній має з'явитися прочерк.
Якщо не дотримуватись цих рекомендацій, можна зіткнутися зі значними труднощами. Так, якщо податкова служба під час перевірки визнає документ некоректним, з'являться сумніви щодо правильності проведених розрахунків та визначення податкової бази.
Якщо з якихось причин необхідно внести певні коригування, у жодному разі не можна користуватися коректорами та штрихуванням, оскільки вони неприпустимі. Виправлення можна зробити такими способами:
- Контурне виправлення. Якщо вказано неправильні відомості, їх необхідно перекреслити тонкою лінією, а поруч вказати правильні дані. При цьому обов'язково на місці кожного такого виправлення має стояти виноска "Виправленому вірити"із зазначенням дати виправлення та підпису посадової особи, яка внесла виправлення. Однак зазначимо, що у випадку з документами, що відображають надходження та витрачання коштів, такий спосіб буде недоцільним.
- Додатковий запис. Цей метод застосовують у тих ситуаціях, коли сумарні значення угод оформлюються зі суттєво зниженими показниками. Щоб не складати документ по-новому, можна зробити додаткові проводки на суми в поточному періоді або наступним за ним.
- Сторнування. Неправильний запис виправляється із застосуванням негативних значень. Усі невірно зазначені відомості повторюються червоним чорнилом, а поруч вказуються правильні записи.
Первинка може складатися як у письмовій, так і в електронній формі. Останнім часом багато компаній дублюють відомості та становлять як паперові, так і електронні версії. Перші надалі використовуються для внутрішніх інтересів, а ось електронні копії передаються на перевірку до ФНП на вимогу.
Можна зробити кілька висновків. Держава не затверджує жодних обов'язкових форм для первинної документації, що дає суб'єктам господарювання право самостійного визначення форми документа, яка надалі використовуватиметься на практиці. Відразу після оформлення документа всі дані з нього мають бути перенесені в обліковий регістр.
Завантаження...
