Vrste primarnih knjigovodstvenih isprava. Kako funkcionira primarno računovodstvo? Što je uključeno u popis tih dokumenata

Dom

Svaki dan tvrtka prolazi kroz mnoge operacije. Računovođe ispostavljaju račune ugovornim stranama i šalju im novac, obračunavaju plaće, kazne, obračunavaju amortizaciju, sastavljaju izvješća itd. Svakodnevno se sastavljaju deseci dokumenata raznih vrsta: upravnih, izvršnih, primarnih. Posljednja skupina je od velike važnosti za aktivnosti poduzeća.

Što su "primarni dokumenti"? Svaki događaj u gospodarskom životu organizacije mora biti potvrđen papirom. Formira se u trenutku transakcije ili neposredno nakon njezina završetka. Priprema transakcija i izvješćivanje provodi se na temelju podataka navedenih u primarnim knjigovodstvenim dokumentima računovodstvo

. Popis njih je velik. U ovom ćemo članku pogledati glavne, najčešće korištene dokumente.

Zašto je potrebna primarijus?

Primarna dokumentacija sastavni je element računovodstva. Kao što je gore spomenuto, formira se u trenutku završetka ili neposredno nakon završetka operacije i dokaz je stvarnosti jedne ili druge činjenice ekonomskog života poduzeća.

1. Popis primarnih računovodstvenih dokumenata za jednu transakciju može uključivati:
2. Sporazum.
3. Provjeriti.
4. Blagajnički ček ili drugi dokument o plaćanju.
5. Tovarni list.

Potvrda o izvršenom poslu.

Obavezni detalji

1. Trenutno postoje jedinstveni obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata. Koriste se za odražavanje informacija o različitim operacijama, stoga je popis stupaca u njima drugačiji. U međuvremenu, svi primarni dokumenti sadrže jedinstvene obvezne podatke. Među njima:
2. Naslov dokumenta (na
3. Datum formiranja.
4. Sadržaj operacije za koju je dokument sastavljen. Na primjer, prilikom popunjavanja računa, odgovarajući stupac može naznačiti "Prijenos materijala za obradu".
5. Monetarni i naturalni pokazatelji. Prvi se koriste za odražavanje troškova, drugi - količina, težina itd.
6. Radna mjesta odgovornih djelatnika ("šef računovodstva", "skladištar" itd.).
7. Potpisi osoba uključenih u transakciju.

Važna točka

Primarni dokument koji sadrži sve potrebne podatke ima pravnu snagu.

Imajte na umu da se propisno obavljeni papiri mogu koristiti u pravnim postupcima kao dokaz valjanosti (ili na drugi način) potraživanja. Mnoge dokumente sastavljaju druge ugovorne strane. Potrebno je pažljivo provjeriti ispravnost upisa i ni u kojem slučaju ne potpisivati ​​dobavljače (izvođače i sl.) ako to nisu učinili.

Potrebno je pažljivo čuvati primarnu dokumentaciju.

Trebate li plombu na primaru?

U praksi se mnoge druge ugovorne strane žale na njegovu odsutnost na obrascu TTN i nekim drugim dokumentima. Podsjetimo, od 2015. godine većina organizacija oslobođena je obveze posjedovanja pečata. Takve tvrtke mogu ga koristiti prema vlastitom nahođenju. Ako postoji, informacije o njegovoj prisutnosti moraju biti zabilježene računovodstvena politika.

U slučaju kada druga ugovorna strana inzistira na korištenju pečata prilikom registracije primarnog dokumenta, a tvrtka ima pravo ne staviti ga na legalno, drugoj ugovornoj strani mora biti poslana odgovarajuća pisana obavijest s poveznicama na propise koji reguliraju ovo pitanje.

Sporazum

Ako je druga ugovorna strana dugogodišnji partner, tada je sasvim moguće sklopiti ugovor za nekoliko transakcija. U ovom slučaju važno je jasno navesti rokove za ispunjenje obveza, slijed i postupak obračuna i druge nijanse. Ugovor se može sklopiti za prodaju robe, pružanje usluga ili izvođenje radova. Vrijedno je reći da građansko pravo dopušta i usmeno sklapanje ugovora. Međutim, u gospodarskom poslovanju u pravilu se koriste pisani oblici ugovora.

Provjeriti

U ovom dokumentu dobavljač navodi iznos koji treba prenijeti drugoj ugovornoj strani za proizvod, uslugu ili rad. Prilikom plaćanja, prema zadanim postavkama, subjekt pristaje na transakciju.

Faktura mora sadržavati:

1. Naziv dokumenta.
2. Naziv usluga (roba, radova) za koje se vrši plaćanje.
3. Cijena.
4. Ukupni iznos.
5. Podaci za uplatu.

Trenutno je cijeli popis računovodstvenih dokumenata sadržan u programu 1C, tako da se obrađuju automatski.

Napominjemo da račun nema posebnu vrijednost za regulatorna tijela. U njemu prodavač utvrđuje zadanu cijenu. S pozicije računovođe račun je najvažniji primarni dokument na temelju kojeg knjigovodstvena knjiženja.

Faktura je vrsta fakture. Ovaj papir sadrži poseban redak za iskazivanje iznosa PDV-a.

Dokumentacija o plaćanju

Činjenicu plaćanja možete potvrditi blagajničkim računom ili drugim sličnim dokumentom. Plaćanje potvrđuje činjenicu plaćanja za isporuku proizvoda, usluga ili radova. Specifična vrsta dokumenta odabire se ovisno o načinu plaćanja: gotovinom ili virmanom.

Jedan od najpopularnijih dokumenata za plaćanje je nalog za plaćanje. Predstavlja nalog vlasnika računa da banka izvrši prijenos sredstava na navedeni račun. Dokument se može koristiti prilikom plaćanja usluga, robe, za avansno plaćanje, otplatu kredita i sl.

U slučaju davanja doprinosa u proračun popunjava se polje 22 “Šifra”. U platni nalog Ovaj stupac označava UIN (jedinstveni identifikator). Zahvaljujući njemu, fiskalna uprava prepoznaje platitelja.

Polje "Šifra" u nalogu za plaćanje moguće je popuniti drugačije. To ovisi o tome kako točno subjekt ispunjava svoju obvezu prema proračunu: dobrovoljno ili na zahtjev regulatornog tijela.

Tovarni list

Obrazac TTN izdaje pošiljatelj. je osnova za prijenos tereta do primatelja. Dokument je sastavljen u 4 primjerka. Prema TTN, prodavatelj obračunava prodaju, a kupac isporuku robe.

Napominjemo da se obrazac za prijevoz tereta sastavlja prilikom prijevoza tereta. sami po sebi poduzeća. Ako prijevoz obavlja treća tvrtka, izdaje se obrazac 1-T.

Još jedna važna točka: podaci u TTN-u moraju odgovarati podacima na računu.

Potvrda o izvršenom poslu

Ovaj dokument sastavljaju kupac i dobavljač. Akt je potvrda o izvršenju radova i pružanju usluga po ugovorenoj cijeni u roku utvrđenom ugovorom. Jednostavno rečeno, ovo je izvještaj izvođača kupcu.

Trenutno jedinstveni oblik akta nije odobren. Poduzeće ima pravo samostalno izraditi obrazac i konsolidirati ga u svojim računovodstvenim politikama.

Glavni detalji akta su:

1. Broj i datum upisa u knjigovodstvena dokumentacija.
2. Datum sastavljanja.
3. Pojedinosti o sporazumu u skladu s kojim se sastavlja akt.
4. Trajanje, obujam, trošak rada.
5. Podaci o računu preko kojeg će se izvršiti plaćanje.
6. Naziv naručitelja i izvođača.
7. Potpisi stranaka u transakciji.

Akt se uvijek sastavlja u dva primjerka.

Obrazac M-15

Ova skraćenica se koristi za označavanje fakture za puštanje materijala na stranu. Treba napomenuti da ovaj dokument nije obavezan, ali ga poduzeća često koriste.

Faktura za predaju materijala trećoj strani izdaje se kada je potrebno prenijeti dragocjenosti iz glavnog (glavnog) ureda u udaljene odjele ili druge tvrtke (prema posebnom dogovoru).

Pravila za registraciju f. M-15

Prvi dio rada sadrži broj u skladu s tijekom dokumenata poduzeća. Ovdje također trebate navesti puni naziv tvrtke i OKPO.

Prva tablica odražava datum sastavljanja dokumenta, šifru transakcije (ako se koristi odgovarajući sustav), naziv strukturne jedinice i područje djelatnosti poduzeća koje izdaje račun.

Isto tako, navedeni su podaci o primatelju i osobi odgovornoj za dostavu. Slijedi poveznica na dokument prema kojem se izdaje račun. To može biti dogovor, narudžba itd.

U glavnoj tablici u stupcima 1 i 2 navodi se knjigovodstveni podkonto i šifra analitičkog knjigovodstva za sav materijal koji se otpisuje.

• naziv materijala koji ukazuje na pojedinačne karakteristike, marku, veličinu, razred;
• broj stavke (ako ga nema, ćelija se ne popunjava);
• šifra jedinice;
• naziv mjerne jedinice;
• količina prenesene robe;
• podatke o stvarno otpuštenim predmetima iz skladišta (popunjava skladištar);
• ukupni trošak materijala;
• cijena bez PDV-a;
• iznos dodijeljenog PDV-a;
• ukupni trošak s PDV-om;
• inventarni broj građe;
• broj putovnice (ako je dostupan);
• evidencijski broj u skladu s upisnom karticom.

Fakturu potpisuju knjigovođa, djelatnik zadužen za otpuštanje dragocjenosti iz skladišta i primatelj.

Napredna izvješća u "1C"

Generiranje izvještajnih dokumenata jedna je od najčešćih aktivnosti računovođe. Mnoga plaćanja izvršena u gotovini dokumentiraju se unaprijed. To uključuje putne troškove, poslovne kupnje itd.

Često zaposlenici poduzeća dobivaju sredstva iz blagajne za poslovne troškove. Nakon kupnje potrebnih dragocjenosti (na primjer, papirnatih materijala), zaposlenici se javljaju i dostavljaju računovodstvu popratne dokumente.

Računovođa pak mora evidentirati sve troškove u računovodstvenom sustavu. Možete otvoriti "Avansna izvješća" u "1C" u odjeljku "Banka i blagajna", pododjeljku "Blagajna". Novi dokument se unosi pomoću gumba "Kreiraj".

Na vrhu obrasca navedite:

1. Trenutno postoje jedinstveni obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata. Koriste se za odražavanje informacija o različitim operacijama, stoga je popis stupaca u njima drugačiji. U međuvremenu, svi primarni dokumenti sadrže jedinstvene obvezne podatke. Među njima:
2. Skladište u koje će se kapitalizirati novoprimljene dragocjenosti.
3. Zaposlenik koji izvještava o sredstvima primljenim prema izvješću.

Dokument sadrži 5 knjižnih oznaka. U odjeljku "Predujmovi" trebate odabrati dokument za koji su sredstva izdana:

1. Novčani dokument.
2. Troškovni blagajnički nalog.
3. Zaduženje računa.

Ako je roba kupljena izdanim sredstvima, ona se odražava na kartici istog naziva. U odjeljku "Kontejner" navedite podatke o povratnim kontejnerima (na primjer, boce za vodu). Kartica "Plaćanje" odražava informacije o gotovini plaćenoj dobavljačima za kupnju objekta ili izdanoj uz nadolazeću isporuku.

U odjeljku "Ostalo" informacije o putni troškovi: dnevnice, troškovi goriva i maziva, karte i sl.

"Univerzalni" oblik

U popisu primarnih knjigovodstvenih dokumenata postoji jedan papir koji se može koristiti u raznim situacijama. Koristi se u formiranju i računovodstva i porezna prijava. Radi se o O računovodstvena potvrda. Obrazac je potreban ako je potrebno ispraviti grešku. Osim toga, dokument je neophodan prilikom obavljanja transakcija koje zahtijevaju objašnjenja, odraz izračuna, potvrdu transakcija, ako nedostaju drugi papiri.

Utančanost

Vrijedno je reći da poduzeće ima pravo potvrditi izvršenje transakcija koje ne zahtijevaju izvršenje standardnih (standardnih, unificiranih) obrazaca, ne uz pomoć potvrde, već putem samostalno razvijenih primarnih računovodstvenih dokumenata. Njihov popis, međutim, trebao bi biti ugrađen financijska politika poduzeća.

Pravila za sastavljanje potvrde

Za ovaj dokument nije odobren jedinstveni obrazac. Prema tome, stručnjaci ga mogu sastaviti u slobodnom obliku ili koristiti predloške razvijene u poduzeću. Među obveznim podacima koje certifikat mora sadržavati treba istaknuti sljedeće:

1. Informacije o poduzeću.
2. Datum i razlozi sastavljanja.
3. Primarni knjigovodstvene isprave i knjigovodstvene registre, uz koje se prilaže potvrda.
4. Potpis odgovornog radnika.

Možete ga napisati na običnom bijelom A4 listu ili na memorandumu tvrtke.

Prilikom sastavljanja morate biti vrlo oprezni kako biste izbjegli pogreške. Što je potvrda detaljnija, to će inspektori imati manje dodatnih pitanja.

Dokument mora, naravno, sadržavati samo pouzdane podatke. Ako se tijekom pisanja uoče greške, preporučljivo je ponovno sastaviti potvrdu.

Značajke pohrane

Sve što se odnosi na primarne računovodstvene dokumente mora se čuvati u poduzeću najmanje 5 godina. Obračun ovog razdoblja počinje od datuma završetka izvještajnog razdoblja u kojem su papiri izdani.

Dodatno

Primarni obrazac može se sastaviti na papiru ili elektroničkom obliku. Nedavno sve više poduzeća daje prednost elektroničkom upravljanju dokumentima. To je i razumljivo: potrebno je puno manje vremena za ispunjavanje i slanje radova.

Elektroničke isprave moraju biti ovjerene digitalnim potpisom (pojačanim ili regularnim – prema dogovoru između ugovornih strana).

Odgovornost

Primarna dokumentacija najvažniji je element gospodarskog života poduzeća. U njegovom odsustvu tvrtka će se suočiti s ozbiljnim sankcijama regulatornih tijela. Novčane kazne također će biti izrečene ako se u primarnoj dokumentaciji utvrde pogreške ili netočni podaci.

Kršenje propisa povlači kaznu ne samo prema Poreznom zakoniku, već i prema Zakonu o upravnim prekršajima. Ako postoje razlozi, počinitelji mogu i kazneno odgovarati.

Zaključak

U radu poduzeća mogu se koristiti različiti dokumenti. Štoviše, neki od njih mogu imati unificirani oblik, a neke može samostalno razviti tvrtka. Međutim, bez obzira na to, svi potrebni podaci moraju biti prisutni u dokumentima.

Neka poduzeća prakticiraju korištenje kombiniranih dokumenata. Radi se o unificirani oblici ah, dopunjen u skladu sa specifičnostima djelatnosti organizacije.

Važno je odražavati odabrane vrste primarne dokumentacije u računovodstvenim politikama poduzeća. Tijekom poslovanja tvrtke može se pojaviti potreba za novim dokumentima. Ako ih razvija poduzeće, onda ih treba spomenuti u računovodstvenoj politici.

Imajte na umu da druga ugovorna strana također može samostalno izraditi određene oblike papira. Financijska politika mora naznačiti da tvrtka prihvaća takve dokumente od drugih ugovornih strana.

Za evidentiranje mnogih transakcija organizacije ne smiju koristiti jedinstvene oblike primarne dokumentacije. Međutim, ako je riječ o gotovinskim transakcijama, onda se one izvršavaju isključivo odobrenim nalozima i drugim ispravama za plaćanje.

Aktivnosti bilo kojeg poduzeća usko su povezane s održavanjem i obradom primarne dokumentacije. Neophodan je za izvješćivanje, obračun plaćanja poreza i donošenje upravljačkih odluka. U članku ćemo pogledati što je to - primarna dokumentacija u računovodstvu - i kako se ona obrađuje.

Osnovni pojmovi

Primarna dokumentacija u računovodstvu - što je to?? Naziva se dokazom činjenice o proviziji koja se odražava na papiru. Trenutno se mnogi dokumenti sastavljaju u automatiziranom sustavu 1C. Obrada primarne dokumentacije uključuje registraciju i evidentiranje podataka o obavljenim poslovnim transakcijama.

Primarno računovodstvo se zove početni stadij bilježenje događaja koji se događaju u poduzeću. Poslovne transakcije su radnje koje uključuju promjene u stanju imovine ili kapitala organizacije.

Obrada primarne dokumentacije u računovodstvu: primjer dijagrama

U pravilu, u poduzećima koncept "rad s dokumentacijom" znači:

• Dobivanje primarnih podataka.
• Prethodno obrađivanje informacija.
• Odobrenje uprave ili stručnjaka ovlaštenih nalogom ravnatelja.
• Ponavlja se.
• Izvođenje radnji potrebnih za obavljanje poslovne transakcije.

Klasifikacija

Postoji jednokratno i kumulativno primarna dokumentacija. Obrada Informacije sadržane u takvim dokumentima imaju niz značajki.

Jednokratna dokumentacija namijenjena je jednokratnoj potvrdi događaja. Sukladno tome, postupak njegove obrade znatno je pojednostavljen. Kumulativna dokumentacija koristi se određeno vrijeme. U pravilu odražava operaciju koja se izvodi nekoliko puta. U ovom slučaju, kada obrada primarne dokumentacije podaci iz njega prenose se u posebne registre.

Zahtjevi za održavanje dokumenata

Primarna dokumentacija sastavlja se tijekom transakcije ili neposredno nakon njezina završetka.

Podaci se odražavaju na posebnim jedinstvenim obrascima. Ako nema odobrenih obrazaca, poduzeće ih može izraditi samostalno.

Faze obrade primarne knjigovodstvene dokumentacije

Svako poduzeće ima zaposlenog u osoblju odgovornom za rad primarne informacije. Ovaj stručnjak mora poznavati pravila, strogo se pridržavati zakonskih zahtjeva i slijeda radnji.

U fazama obrada primarne dokumentacije su:

• Oporezivanje. Predstavlja procjenu transakcije prikazanu na papiru, naznaku iznosa povezanih s njezinom provedbom.
• Grupiranje. U ovoj fazi, dokumenti se distribuiraju ovisno o zajedničkim karakteristikama.
• Dodjela računa. Uključuje označavanje duga i kredita.
• Gašenje. Kako bi se spriječilo ponovno plaćanje na primarnim knjigovodstvenim ispravama p označava "plaćeno".

Greške u dokumentima

Mogu se pojaviti iz različitih razloga. Uglavnom, njihov izgled uzrokovan je nemarnim odnosom zaposlenika prema poslu koji obavlja, nepismenosti stručnjaka i kvarom opreme.

Ispravljanje dokumenata se izrazito ne preporučuje. Međutim, u nekim slučajevima nemoguće je bez ispravljanja pogrešaka. Pogriješio računovođa na primarnoj dokumentaciji trebao bi to popraviti ovako:

• Prekrižite netočan unos tankom crtom tako da bude jasno vidljiv.
• Napišite točne podatke iznad prekrižene crte.
• Označite okvir "Ispravljeno na vjerovanje".
• Navedite datum prilagodbe.
• Znak.

Korištenje korektivnih sredstava nije dopušteno.

Rad s ulaznim dokumentima

Proces obrade pristiglih papira uključuje:

• Određivanje vrste dokumenta. Knjigovodstveni papiri uvijek sadrže podatke o obavljenim poslovnim transakcijama. Na primjer, to uključuje račun, nalog za primitak unovčiti itd.
• Provjera podataka o primatelju. Dokument mora biti naslovljen na određeno poduzeće ili njegovog zaposlenika. U praksi se događa da se dokumenti za nabavu materijala posebno izdaju poduzeću, iako s dobavljačem nije sklopljen ugovor.
• Provjera potpisa i otisaka pečata. Osobe koje potpisuju dokument moraju imati ovlaštenje za to. Ako ovjera primarnih dokumenata nije u nadležnosti zaposlenika, oni se smatraju nevažećim. Što se tiče pečata, u praksi se često pojavljuju pogreške u onim poduzećima koja imaju nekoliko pečata. Podaci na otisku moraju odgovarati vrsti dokumenta na kojem se pojavljuju.
• Provjera stanja dokumenata. Ako se na papirima otkrije oštećenje ili neki listovi nedostaju, potrebno je sastaviti zapisnik čija se kopija šalje drugoj ugovornoj strani.
• Provjera valjanosti događaja prikazanog u dokumentu. Zaposlenici poduzeća moraju potvrditi informacije o činjenici transakcije. Dokumente o prihvaćanju dragocjenosti ovjerava upravitelj skladišta, a uvjete ugovora potvrđuje trgovac. U praksi se javljaju situacije da dobavljač dobije fakturu za robu koju tvrtka nije primila.
• Utvrđivanje razdoblja na koje se isprava odnosi. Prilikom obrade primarnih radova važno je ne uzeti u obzir dva puta iste podatke.
• Definicija računovodstvenog dijela. Prilikom zaprimanja primarne dokumentacije potrebno je utvrditi za koje će se svrhe dostavljene vrijednosti koristiti. Mogu djelovati kao osnovna sredstva, materijali, nematerijalna imovina, roba.
• Utvrđivanje upisnika u kojem se
• Registracija papira. Provodi se nakon svih provjera.

Rad s odlaznim papirima

Proces obrade ove vrste dokumentacije je nešto drugačiji od gore navedenog.

Prije svega, ovlašteni zaposlenik poduzeća stvara nacrt verzije odlaznog dokumenta. Na temelju toga izrađuje se nacrt dokumenta. Šalje se upravitelju na odobrenje. Međutim, drugi zaposlenik koji ima odgovarajuće ovlasti može odobriti nacrt dokumenta.

Nakon ovjere, projekt se izrađuje prema utvrđenim pravilima i šalje primatelju.

Planiranje tijeka dokumenata

Ova faza je neophodna kako bi se osigurao promptni primitak, slanje i obrada dokumentacije. Za pravilnu organizaciju protoka dokumenata, poduzeće razvija posebne rasporede. Oni ukazuju na:

• Mjesto i rok obrade primarnih radova.
• Ime i prezime i radno mjesto osobe koja je sastavila i predala dokumente.
• Računovodstvena evidencija izrađena na temelju papira.
• Vrijeme i mjesto čuvanja dokumentacije.

Računovodstveni registri

Oni su potrebni za registraciju primarne dokumentacije. Istodobno se na papire stavlja računovodstvena oznaka. Potrebno je spriječiti ponovnu registraciju dokumenata.

Primarni radovi mogu se pohraniti u elektroničke upisnike. Međutim, na zahtjev državnih agencija ili ugovornih strana, tvrtka mora osigurati papirnate kopije.

Značajke oporavka dokumenata

Trenutno u propisi ne postoji jasna procedura za obnavljanje papira. U praksi ovaj proces uključuje sljedeće aktivnosti:

• Imenovanje povjerenstva za ispitivanje razloga gubitka ili uništenja dokumenata. Ako je potrebno, voditelj poduzeća može uključiti agencije za provođenje zakona u postupak.
• Obratite se bankarskoj organizaciji ili drugim ugovornim stranama za kopije primarnih dokumenata.
• Ispravak prijave poreza na dohodak. Potreba za podnošenjem ažuriranog izvješća proizlazi iz činjenice da se nedokumentirani rashodi porezno ne priznaju kao rashod.

U slučaju gubitka primarne dokumentacije, Federalna porezna služba će izračunati iznose poreznih odbitaka na temelju dostupnih dokumenata. U tom slučaju postoji mogućnost da će porezno tijelo primijeniti kazne u obliku novčane kazne.

Uobičajene pogreške u procesu izrade primarnih radova

Odgovorni za vođenje dokumentacije u pravilu čine sljedeće prekršaje:

• Ispunite obrasce koji nisu unificirani ili odobreni od strane voditelja poduzeća.
• Ne navode detalje niti ih prikazuju s pogreškama.
• Ne ovjeravaju dokumente svojim potpisom niti dopuštaju zaposlenicima koji nemaju ovlasti potpisivanje dokumenata.

Za poduzeće je izuzetno važna dokumentacija koja potvrđuje činjenice o poslovnim transakcijama. Njegovom dizajnu mora se pristupiti vrlo pažljivo. Svaka pogreška može dovesti do negativnih posljedica.

Primarne knjigovodstvene isprave ili primarne evidencije, kako ih računovođe nazivaju, temelj su računovodstva, kako računovodstvenog tako i poreznog. Bez uredne registracije, održavanja i primarnih dokumenata nemoguće je obavljati zakonite poslovne djelatnosti.

Zakon „O računovodstvu” od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ ukazuje da „svaka činjenica gospodarskog života podliježe registraciji kao primarnom računovodstvenom dokumentu.”

Kako bismo bili sigurni da su svi dostupni potrebne dokumente, isplati se redovito provjeravati svoje računovodstvo, a onima koji za to nemaju vremena preporučamo besplatnu uslugu revizije računovodstva.

Primarni dokument pismeno dokazuje činjenicu poslovne transakcije, potvrđuje proviziju poslovnih troškova prilikom obračuna porezna osnovica, utvrđuje odgovornost izvođača za obavljanje poslova. Primarne dokumente porezni inspektori traže prilikom provjere prijava i izvješća, a potrebni su im i pri prolasku nadzora.

S obzirom da primarne dokumente ispunjavaju i pripremaju ne samo računovođe, već i menadžeri, samostalni poduzetnici, voditelji prodaje i drugi zaposlenici, pozivamo vas da se upoznate sa zahtjevima za ove dokumente.

Tko izrađuje obrasce primarnih dokumenata?

Primarne knjigovodstvene isprave su unificiran(čiji je oblik razvio Rosstat (bivši Goskomstat Ruske Federacije) ili Središnja banka) i neovisno razvili porezni obveznici.

Članak 9. Zakona br. 402-FZ sadrži sljedeći popis obveznih detalja primarnih dokumenata (jedinstvenih ili neovisno razvijenih):

• naziv dokumenta;
• datum izrade dokumenta;
• naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;
• sadržaj činjenice gospodarskog života;
• prirodne vrijednosti i (ili) novčano mjerenječinjenica gospodarskog života koja označava mjerne jedinice;
• naziv radnog mjesta osobe koja je izvršila transakciju, operaciju i osobu odgovornu za njezino izvršenje;
• potpise tih osoba.

Što se tiče pečata, iako nije naveden među obaveznim podacima, ako postoji polje "M.P." (prostor za ispis) obavezan je njegov impresum.

Ako je porezni obveznik zadovoljan objedinjenim obrascima Goskomstata (srećom, njihov popis je ogroman), tada nije potrebno razvijati vlastite obrasce. Postoji i koncept “modernizirane primarne”, tj. objedinjene primarne isprave koje je porezni obveznik sam dopunio.

Imajte na umu Ne možete samostalno razvijati i odobravati obrasci sljedećih primarnih dokumenata:

• gotovinski dokumenti;
• platni nalog i druge bankovne dokumente za poravnanje;
• jedinstveni obrasci za plaćanje putem blagajne;
• tovarni list;
• obračun plaća i plaća.

Takvi primarni dokumenti mogu biti samo unificirani.

Gdje mogu pronaći uzorke objedinjenih primarnih dokumenata?

Razvoj i odobravanje obrazaca za primarne dokumente odgovornost je Goskomstata (sada Rosstat). Danas se i dalje koriste unificirani obrasci razvijeni 90-ih godina prošlog stoljeća. Samo dokumenti za poravnanje (plaćanje) koje je razvila Banka Rusije imaju relativno novo izdanje - od 2012.

Takvi se dokumenti nazivaju različito: akti, dnevnici, računi, izjave, nalozi, knjige, upute, izračuni, punomoći, nalozi itd. Koristeći ovu tablicu, pronaći ćete u kojoj su Rezoluciji Državnog odbora za statistiku jedinstveni obrasci primarnih dokumenti koji su vam potrebni su objavljeni.

Namjena primarnih dokumenata	Regulatorni pravni akt
Računovodstvo osoblja, obračun radnog vremena i plaća	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. N 1
Računovodstvo gotovinske transakcije	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18. kolovoza 1998. N 88; Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 01.08.2001 N 55;
Računovodstvo obračuna uz pomoć registar blagajne
Dokumenti za obračun (plaćanje).	Propisi o pravilima prijenosa sredstava (odobrena od strane Banke Rusije 19. lipnja 2012. N 383-P s izmjenama i dopunama 29. travnja 2014.)
Računovodstvo trgovačkog i ugostiteljskog poslovanja	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 25. prosinca 1998. N 132
Računovodstvo za rad u kapitalna izgradnja te popravne i građevinske radove	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 11. studenog 1999. N 100
Obračun rada u cestovnom prometu
Računovodstvo rada građevinskih strojeva i mehanizama	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 28. studenog 1997. N 78
Računovodstvo dugotrajne imovine i nematerijalne imovine	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 21. siječnja 2003. N 7
Računovodstvo predmeta male vrijednosti
Računovodstvo proizvoda i zaliha	Rezolucija Rosstata od 09.08.1999 N 66
Računovodstvo materijala	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 30. listopada 1997. N 71a
Računovodstvo rezultata inventure	Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18. kolovoza 1998. N 88

Na našim stranicama možete preuzeti obrasce objedinjenih primarnih dokumenata i po .

Oblik strogo izvješćivanje(BSO) također je primarni dokument, ali zahtjevi za njega su posebni. Popis obveznih podataka o BSO-u širi je od popisa običnih primarnih dokumenata, posebno su potrebni TIN i prisutnost pečata.

U članku "" možete saznati u kojim slučajevima je potrebno koristiti jedinstveni obrazac ovog dokumenta, a kada ga možete sami izraditi.

Greške u primarnim dokumentima

Prije svega, izvorni dokumenti moraju sadržavati točno navedene obvezne podatke. Prema Ministarstvu financija, porezni obveznik može uzeti u obzir izdatke u primarnoj poreznoj prijavi ako ona sadrži samo manje pogreške.

Takve pogreške ne bi trebale ometati točnu identifikaciju prodavatelja i kupca, naziv robe i njihovu vrijednost te druge okolnosti dokumentirane činjenice gospodarskog života (iz dopisa Ministarstva financija od 4. veljače 2015. br. 03-03-10/4547).

Nažalost, tipična pojednostavljena formulacija objašnjenja službenika često ne omogućuje jasno razumijevanje koje će se netočnosti ili pogreške u primarnim dokumentima smatrati beznačajnima.

Na primjer, je li manja pogreška ako je ime poreznog obveznika napisano malim umjesto velikim slovima? U drugom dopisu - od 02.05.2012. br. 03-07-11/130, Ministarstvo financija je navelo da greške kao što je zamjena velika slova mala slova i obrnuto; preokretanje slova; netočno navođenje organizacijskog i pravnog oblika nije prepreka za identifikaciju poreznog obveznika (ako su PIB i drugi podaci ispravno navedeni).

Ali sljedeće se pogreške mogu smatrati značajnim za primarne dokumente:

• aritmetičke pogreške (cijena/količina proizvoda ili iznos poreza je netočno naznačen);
• različiti nazivi istog proizvoda (na primjer, u specifikaciji za ugovor o nabavi bomboni se nazivaju "Vafl bomboni u čokoladi", a na računu - "Medvjed na sjeveru");
• netočne nazive poslova onih koji potpisuju primarne dokumente (npr. u punomoći stoji „zam. generalni direktor“, au potvrdi o prijemu - „Zamjenik ravnatelja”);
• iznosi u brojkama ne podudaraju se s istim iznosima navedenim riječima (umjesto 155 000 rubalja (sto pedeset pet tisuća rubalja) napisano je 155 000 rubalja (pedeset pet tisuća rubalja).

Porezna uprava možda neće prihvatiti troškove za takve primarne dokumente; druga ugovorna strana također može imati problema pri odbitku PDV-a.

Možete ispraviti primarne dokumente samo na korektivni način(netočan tekst se precrtava jednom tankom linijom, a na vrhu se ispisuje točan tekst). Ispravci su popraćeni natpisom "Ispravljeno", datumom i potpisima odgovornih osoba. Ispravci dolaznih i odlaznih naloga, bankovnih dokumenata i BSO su neprihvatljivi. Treba ih sastaviti iznova.

Obratite pozornost da se primarni dokumenti potpisuju tijekom roka valjanosti izdane punomoći za njihovo potpisivanje, inače će inspektori smatrati da je dokumente potpisao neovlašteni zaposlenik. Istu stvar treba pratiti u vezi s potpisima na vašem primarnom dokumentu predstavnika ugovornih strana: punomoći koje su im izdane moraju biti važeće.

Prilikom pripreme primarnih dokumenata morate paziti ne samo na njihovo ispunjavanje, već i na podudarnost njihovih datuma i drugih pojedinosti s drugim dokumentima, na primjer, ugovorima i računima. Dakle, sporan će biti odbitak PDV-a na fakturi sastavljenoj prije otpremnice.

Pitanja poreznih vlasti bit će postavljena zbog faktura ili akata potpisanih prije sporazuma, čije je izvršenje potvrđeno primarnim dokumentima. Postoji izlaz iz ove situacije, predviđen stavkom 2. čl. 425 Građanskog zakonika Ruske Federacije: u tekstu ugovora navedite sljedeću klauzulu: "Uvjeti ovog ugovora primjenjuju se i na odnose stranaka koji su nastali prije njegovog sklapanja."

Ili, primjerice, u aktu stoji da su radovi završeni u razdoblju od 10. ožujka do 30. ožujka, au ugovoru je rok radova od 10. travnja do 30. travnja. U tom slučaju možete sastaviti dodatni sporazum uz ugovor, koji označava stvarni rok za dovršetak radova ili u samom aktu navodi da je posao završen prije roka.

Izvođači moraju biti oprezni kada kupac potpisuje potvrde o izvršenju radova. Ako su prema ugovoru bili uključeni podizvođači, izvođač mora s njima potpisati ugovore prije nego što se posao preda naručitelju. Ako se ti datumi ne poklapaju, porezna uprava može troškove podizvođača smatrati neopravdanima i ne priznati ih pri izračunu porezne osnovice.

Dokumentacijski tijek primarnih dokumenata

Tijek dokumenata primarnih dokumenata uključuje sljedeće faze:

• priprema primarnog dokumenta;
• prijenos dokumenta u računovodstvo, gdje se provjerava i upisuje u upisnike;
• tekuće čuvanje i naknadni prijenos dokumenta u arhiv.

Nije prazno pitanje: kada treba sastaviti primarne dokumente? Odgovor na ovo nalazi se u članku 9. Zakona br. 402-FZ „Primarni računovodstveni dokument mora biti sastavljen prilikom počinjenja činjenice gospodarskog života, a ako to nije moguće, odmah po njegovom završetku.”

Neprihvatljivo je sastavljanje primarnih dokumenata nekoliko dana nakon poslovne transakcije. Svi zaposlenici koji imaju pravo sastaviti primarnu registraciju moraju se pridržavati rasporeda protoka dokumenata, u kojem možete odrediti, na primjer, sljedeće rokove za podnošenje dokumenata u računovodstvo:

• ulazni i izlazni blagajnički nalozi - na dan izrade;
• dokumentacija vezana uz prijavu prodaje - najkasnije sljedeći radni dan;
• avansna izvješća - najkasnije tri radna dana nakon utroška sredstava;
• potvrde o nesposobnosti za rad - najkasnije sljedeći radni dan nakon odlaska na posao i sl.

Što se tiče dokumenata potpisanih od strane ugovornih strana, obveza njihovog pravodobnog prijenosa može se predvidjeti u tekstu ugovora, na primjer, kako slijedi: „Kupac se obvezuje prenijeti Dobavljaču izvornike potpisanih otpremnica, akata a fakture najkasnije u roku od dva radna dana od datuma njihovog potpisivanja.”

Prilikom predaje potpisanog primarnog dokumenta, računovodstvo provjerava obrazac dokumenta; dostupnost potrebnih detalja; zakonitost poslovne transakcije; aritmetički proračuni. U knjigovodstvene registre unose se podaci iz ovjerenih primarnih isprava.

Tekuće pohranjivanje primarnih evidencija obično se obavlja u računovodstvu, a na kraju godine dokumenti se grupiraju po datumu, skupljaju u svežnjeve i predaju u arhivu. Primarni dokumenti moraju se čuvati najmanje pet godina.

Primarna dokumentacija u računovodstvu

Dobrodošli, dragi čitatelji, na moj blog!

Obično svaki dan pregledavam poslovnu e-poštu, ali ovaj tjedan nije išlo i nakupilo se puno pisama. Danas sam se odlučio pozabaviti time i tema za novi članak je došla sama od sebe. Govorit ćemo o primarnoj dokumentaciji jer je ona osnova registara i važan dio rada računovođe.

Tijekom studija ova tema mi nije bila najvažnija, te ju je bilo teško savladati u teoriji, ali kada sam počela raditi, morala sam nadoknaditi propušteno. Pogledajmo sve nijanse unaprijed kako bismo izbjegli poteškoće u budućnosti. U prethodnoj temi smo gledali računovodstvene registre, znam da je malo komplicirano, ali nakon današnjeg članka bit će malo lakše.

Da bismo se pouzdano kretali ravninom primarne dokumentacije, razmotrit ćemo:

• Pojam i svrha primarne dokumentacije poduzeća.
• Dopušteni su obvezni detalji i izmjene primarnih dokumenata.
• Grupe, tipovi, stupnjevi detalja i moguće izmjene dokumenata.
• Valjanost i rokovi čuvanja primarne dokumentacije.

Glavni cilj je naučiti razlikovati primarni dokument od ostalih jednako važnih papira, zapamtiti njihove detalje i vrste. Obećavam da će biti zanimljivo, počnimo!

Kako ispravno raditi s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom

Za početnike, neiskusne računovođe i poduzetnike želim objasniti principe rada s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom.

Dokumenti s kojima ćete raditi podijeljeni su u dvije skupine:

• Primljeno od nekoga;
• Dolazeći od vas.

Kako raditi s dolaznim dokumentima?

1. Utvrdite: je li ova isprava knjigovodstvena isprava?

Isprava koja se prihvaća u knjigovodstvo mora sadržavati podatke bitne za knjigovodstveno odraz, odnosno sadržavati podatke o svakom završenom poslovnom događaju.

Na primjer, blagajnički račun "govori" o plaćanju nekome (trošak novca), faktura - o kretanju robe i materijala (prijem-trošak) itd. Ali, na primjer, zahtjev zaposlenika sa zahtjevom za izdavanje akontacija bez menadžerske vize ne može se prihvatiti za rad .

Bilješke, nacrti, novinski isječci itd. nisu knjigovodstveni dokumenti. Kao i dokumenti sastavljeni u suprotnosti s pravilima utvrđenim za njih.

2. Odredite: odnosi li se ovaj dokument na vašu organizaciju ili ne?

Dokument, jednostavno rečeno, mora biti relevantan za ovo poduzeće, tj. mora sadržavati pojedinosti o vašoj organizaciji ili se moraju izdati vašem zaposleniku.

Dešava se da vam iz raznih razloga donesu dokumente koji nisu vezani za ovu organizaciju. Ovo može biti samo greška. Ili se može dogoditi da zaposlenik svjesno želi otpisati obračunate iznose.

Također je moguće da se dokumenti za nabavu roba i materijala (radova, usluga) namjerno ispisuju ovo poduzeće kako bi se dobili dodatni iznosi za odbitak poreza.

Ako je razlika između vaše vrste aktivnosti i suštine dokumenta upečatljiva, onda je bolje ne uzeti u obzir ovaj dokument.

Još nešto - možda druga ugovorna strana nema razloga da vam izda ovaj dokument, tj. nemate ugovorni odnos s njom.

Na primjer, tvrtka za opskrbu energijom poslala vam je račun bez razumijevanja da električnu energiju koju trošite plaća druga organizacija, na primjer, stanodavac.

3. Provjerite detalje.

Za točnost svojih podataka odgovorna je druga ugovorna strana. U današnje vrijeme mnoga poduzeća koriste računalne programe i stoga u pravilu ne griješe u svojim detaljima, iako se to događa. Ali vrijedi još jednom provjeriti svoje podatke - često mogu sadržavati pogreške.

Zasebno treba reći o rukom pisanim dokumentima - osim činjenice da u njima postoje pogreške, također se događa da je dokument lažan, tj., na primjer, napisan u ime nepostojećeg poduzeća.

Da li takvo poduzeće postoji ili ne, može se još jednom provjeriti putem registra poreznih obveznika na web stranici Poreznog odbora Republike Kazahstan.

Potpisi na dokumentu moraju biti pravi, odnosno točno oni kojima pripadaju, te osobe moraju imati pravo potpisivanja takvih dokumenata. Na dokumentima nisu dopušteni faksimilni potpisi.

U jednoj organizaciji može postojati nekoliko pečata. Provjerite nalazi li se pečat na ovom dokumentu. Na primjer, na fakturi ne bi smjelo biti otisnuto pečatom "HR odjel".

Također se događa da je dokument greškom izdan organizaciji sa sličnim nazivom. U svim takvim slučajevima morate kontaktirati ovu organizaciju i zahtijevati da se dokument ponovno izradi.

4. Je li događaj koji se odražava u dokumentu stvarno počinjen?

Možda vam dobavljač nije isporučio tu robu i materijale ili vam nije pružio te usluge. Ili je možda druga ugovorna strana izdala fakturu za veći volumen, cijenu i, sukladno tome, traženi iznos.

Na primjer, roba navedena na računu nije isporučena u vaše skladište. Vaši stručnjaci moraju prihvatiti (potvrditi) ovaj dokument. U ovom primjeru voditelj skladišta to mora potvrditi svojim potpisom prilikom primitka robe.

A cijena, količina i uvjeti kupnje moraju se usporediti s uvjetima ugovora. Ili to mora potvrditi ekonomist - marketing ili dobavljač.

5. Odredite kojem razdoblju dokument pripada.

Menstruacije mogu biti:

• tekući mjesec,
• tekuće tromjesečje,
• tekuća godina,
• prošli mjesec
• zadnja četvrtina
• prošle godine.

Ovo određuje treba li ovaj dokument biti prihvaćen za računovodstvo. Da, događa se i da vam npr. donesu račun za proteklo razdoblje - na vama je da ga prihvatite u računovodstvo ili ne.

Općenito, naravno, dužni ste prihvatiti dokument za računovodstvo, ali ako ga prihvatite, to će uzrokovati potrebu za prilagodbom izvješća, uključujući porezna.

Međutim, ako izvještaje proteklog razdoblja tekuće godine (zadnji kvartal, zadnji mjesec) nije teško ispraviti, onda izvještaje prošle godine može biti vrlo teško ispraviti. Izbor je vaš;

Možda ste već imali (imate) ovaj dokument. Onda je ili duplikat (kopija), ili vam je ovaj dokument uzet zbog nečega i sada je vraćen. Pazite da ne objavite isti dokument dva puta. To će stvoriti dvostruki promet, odnosno neopravdano će povećati određene iznose.

6. Odredite kojem dijelu računovodstva dokument pripada.

Računovodstveni odjeljci:

1. Kasa,
2. Banka,
3. Materijali,
4. Roba,
5. Osnovna sredstva,
6. Odgovorne osobe
7. Dobavljači,
8. Kupci itd.

Kako raditi s dolaznim dokumentima

Postoji regulacija dokumenata prema računovodstvenim dijelovima. To možete pročitati u bilo kojem računovodstvenom udžbeniku. Na primjer, bankovni izvod je dokument u odjeljku "Banka"; također se zove registar u koji ćete podnijeti ovaj dokument.

Jednostavno je. No s dokumentima koji se odnose na primitak robe i materijala situacija je kompliciranija.

Utvrdite koja je primljena roba i materijal za vašu tvrtku: materijal, roba, osnovna sredstva, nematerijalna imovina ili usluga/posao (i to se događa)?

Materijal- to je ono što se koristi u radu i ujedno troši, tj. završava. Na primjer, ovo je papir, benzin, cement itd. Materijal mijenja svoj oblik: bio je cement - postao je betonski proizvod.

Proizvod se, za razliku od materijala, ne koristi u radu, već se kupuje za daljnju prodaju, tj. za prodaju. To je jedina razlika. Ali u praksi, proizvod može biti papir, benzin ili cement, ovisno o tome čime trgujemo.
Imenik robe u programu 1C naziva se "Nomenklatura".

Primarna sredstva- ovo je vrsta alata koji se koristi u radu, koji, za razliku od materijala, ne mijenja svoj fizički oblik. Odnosno, ne završava i ne troši se.

Na primjer, ovo je stol, računalo, automobil itd. I nakon nekoliko godina korištenja ostat će stol, računalo i automobil. Samo tijekom rada dolazi do amortizacije (trošenja) OS-a.

U programu 1C operativni sustavi nazivaju se dugotrajna imovina.

Događa se i da se za određenu uslugu (posao) izda dokument, kao da vam prodaju proizvod. Na primjer, servis vam je promijenio ulje u motoru automobila, a na računu umjesto “promjena ulja” stoji “motorno ulje to i to, ta i ta količina, po toj i toj cijeni”.

Zapitajte se: jesmo li stvarno primili ovaj proizvod u ruke? Ne. Onda je ovo usluga (rad) i ovaj dokument mora biti primljen u skladu s tim.

7. U koji upisnik (dnevnik) ćete upisati ovaj dokument?

Utvrdite to odmah, a po mogućnosti odmah nakon obrade arhivirajte dokument na svoje mjesto. Istina je da se dokument još ne može "ukloniti" - još uvijek zahtijeva neke izmjene ili razjašnjenje nekih okolnosti. Preporučljivo je imati posebnu mapu za takve papire ili posebnu ladicu.

Jedan od najgorih nedostataka koje računovođa može imati je lijenost. Dokument ostavljen "za kasnije" može izazvati mnogo problema.

Stoga je bolje dokumente obraditi što je prije moguće po primitku. Dokumenti koji se odgađaju iz objektivnih razloga moraju biti finalizirani čim se ukaže prilika.

8. Odredite: hoće li biti nekih budućih događaja vezanih uz ovaj dokument?

Neki dokumenti mogu imati posljedice u budućnosti. Na primjer, obavijest Porezne komisije može uzrokovati neugodne posljedice u budućnosti: uhićenje računa, itd. Stoga se s takvim dokumentima treba pozabaviti odmah, odgađajući sva druga pitanja.

Postoje i dokumenti koji mogu imati neugodne posljedice nakon vaše potvrde njihove ispravnosti. Na primjer, izvješće o usklađivanju koje ukazuje na vaše računi za plaćanje- ovo može biti razlog za podizanje tužbe protiv vaše tvrtke.

Stoga, ako niste sigurni, bolje je ostaviti takve dokumente po nahođenju upravitelja. Ostali dokumenti mogu zahtijevati pribavljanje drugih dokumenata.

Na primjer, računi za primitak robe bez računa. Može se dogoditi da vam druga ugovorna strana kasnije izda opću fakturu za određeno razdoblje ili količinu robe.

U tom slučaju te račune je potrebno prikupiti i odmah nakon isteka razdoblja ili primitka dogovorene količine podsjetiti dobavljača na račun.

Ovdje je potrebno napomenuti sljedeće: računovođa mora imati kontrolu nad pravovremenim primitkom potrebnih dokumenata.

Dokumente za koje znate očekivani primitak potrebno je zatražiti od druge ugovorne strane ili odgovornog djelatnika ako nisu zaprimljeni u utvrđenom roku.

Izvor: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Primarni dokumenti u računovodstvu

Osnova za knjiženje u knjigovodstvene registre su primarni dokumenti.

Primarne isprave prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljene prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije, sukladno Pravilniku o računovodstvu i financijskom izvještavanju u Ruska Federacija, odobren Nalogom Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama 26. ožujka 2007. br. 26 n)

Ako je potrebno, dodatni reci i stupci mogu biti uključeni u standardni obrazac, ali svi detalji navedeni u odobrenom obrascu moraju biti sačuvani. Izvršene promjene moraju biti formalizirane odgovarajućim nalogom (uputom).

Samo obrasci dokumenata za evidentiranje gotovinskih transakcija ne podliježu promjenama u skladu s Postupkom korištenja jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenim Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20.

Obrasci koje je odobrio Državni odbor za statistiku Rusije daju zone kodiranja informacija koje se ispunjavaju u skladu sa sveruskim klasifikatorima.

Kodovi koji nemaju veze sa sve-ruskim klasifikatorima (na primjer, stupci pod nazivom "Vrsta operacije") namijenjeni su sažimanju i sistematizaciji informacija prilikom obrade podataka pomoću računalne tehnologije a upisuju se prema sustavu šifriranja usvojenom u organizaciji.

Osim toga, za računovodstvo se prihvaćaju obrasci koje je samostalno izradilo malo poduzeće, a koji sadrže relevantne obvezne podatke predviđene Saveznim zakonom „O računovodstvu“.

Samostalno možete izraditi samo one dokumente koji se ne nalaze u albumima objedinjenih obrazaca.

Podaci o primarnim knjigovodstvenim ispravama

Obavezni detalji primarnih računovodstvenih dokumenata uključuju:

• naziv dokumenta;
• datum njegove pripreme;
• naziv organizacije u čije ime je dokument sastavljen;
• sadržaj poslovne transakcije u fizičkom i novčanom smislu;
• nazive radnih mjesta osoba odgovornih za izvršenje poslovne transakcije i ispravnost njenog izvršenja;
• osobni potpisi tih osoba.

Pravovremenu i kvalitetnu izradu primarnih računovodstvenih dokumenata, njihov prijenos u računovodstvo u utvrđenom roku za odraz u računovodstvu, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima osiguravaju osobe koje su sastavile i potpisale te dokumente.

Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Dokumente koji se koriste za dokumentiranje poslovnih transakcija sa novčanim sredstvima potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa, umjesto čelnika i glavnog računovođe, primarne dokumente mogu potpisivati ​​i drugi službenici, ali njihov popis mora odobriti čelnik organizacije i. dogovoreno sa šefom računovodstva.

Primarni dokument je pisani dokaz o izvršenju poslovne transakcije (plaćanje robe, izdavanje gotovine na račun i sl.) i mora se sastaviti u trenutku transakcije, a ako to nije moguće, odmah po njenom završetku. .

Vrste dokumenata

Svi primarni dokumenti mogu se podijeliti u sljedeće skupine:

1. organizacijski i administrativni;
2. oslobađajući;
3. knjigovodstvene isprave.

Organizacijski i upravni dokumenti su nalozi, upute, upute, punomoći i sl. Ti dokumenti dopuštaju obavljanje određenih poslovnih transakcija.

Prateći dokumenti uključuju račune, zahtjeve, nalozi za primitak, potvrde o prihvaćanju itd. Ovi dokumenti odražavaju činjenicu poslovne transakcije, a podaci sadržani u njima unose se u računovodstvene registre.

Neki dokumenti su i dopuštajući i oslobađajući. Tu spadaju, na primjer, blagajnički nalog, platni popis itd.

Raspored tijeka dokumenata u organizaciji

Za pravilno održavanje primarnog računovodstva izrađuje se i odobrava raspored protoka dokumenata, koji određuje redoslijed i vrijeme kretanja primarnih dokumenata unutar poduzeća i njihov prijem od strane računovodstvenog odjela.

Primarni dokumenti koje primi računovodstveni odjel (računovođa) moraju se provjeriti:

• po obliku (potpunost i ispravnost isprave, popunjavanje pojedinosti);
• aritmetički (brojeći iznose);
• sadržajem (povezanost pojedinih pokazatelja, odsutnost unutarnjih proturječja).

Računovodstveni registri

Nakon prihvaćanja, podaci iz primarnog dokumenta prenose se u računovodstvene registre, a na samom dokumentu se stavlja oznaka kako bi se isključila mogućnost njegove dvostruke uporabe (na primjer, naveden je datum unosa u računovodstveni registar).

Računovodstveni registri- Riječ je o posebno prilagođenim listovima papira za bilježenje i grupiranje vjerodajnica. Vode se u posebnim knjigama (časopisima), na posebnim listovima i karticama, u obliku strojnih dijagrama dobivenih računalnom tehnologijom, kao i na magnetskim vrpcama, diskovima, disketama i drugim računalnim medijima.

Poslovne transakcije moraju biti prikazane u računovodstvenim registrima kronološkim redom i grupirane u odgovarajuće računovodstvene račune.

Po izgled računovodstveni registri su:

1. knjige (blagajna, glavna);
2. kartice (knjigovodstvo osnovnih sredstava, knjigovodstvo materijala);
3. časopisi (slobodni ili obrubljeni listovi).

Prema vrsti evidencije, upisnici se dijele na:

1. kronološki (upisnik);
2. sustavno (glavna knjiga računa);
3. kombinirani (dnevnički nalozi).

Prema stupnju detaljnosti podataka sadržanih u računovodstvenim registrima, to su:

1. sintetička (glavna knjiga računa);
2. analitički (kartice);
3. kombinirani (dnevnici narudžbi).

Upisi u primarne isprave moraju se vršiti na način koji osigurava sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovo čuvanje u arhivu.

Primarne i zbirne knjigovodstvene isprave mogu se sastavljati na papiru i računalnim medijima. U potonjem slučaju, organizacija je dužna o svom trošku izraditi preslike takvih dokumenata na papiru za druge sudionike u poslovnim transakcijama, kao i na zahtjev tijela koja provode kontrolu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. , sud i tužiteljstvo.

Za predaju u arhiv dokumenti se odabiru kronološkim redom, popunjavaju, uvezuju i slažu u mape. Predaju dokumenata u arhiv prati potvrda.

Prilikom pohranjivanja knjigovodstvenih registara isti moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka. Ispravak greške u knjigovodstvenom registru mora biti obrazložen i potvrđen potpisom osobe koja je izvršila ispravak, uz naznaku datuma ispravka.

Osobe koje imaju pristup informacijama sadržanim u knjigovodstvenim registrima i internim računovodstvenim izvješćima dužne su čuvati poslovnu tajnu. Za njegovo otkrivanje snose odgovornost utvrđenu zakonodavstvom Ruske Federacije.

Ispravak pogrešaka u primarnim dokumentima i knjigovodstvenim registrima. Sukladno čl. 9 Saveznog zakona „O računovodstvu” nije dopušteno vršiti ispravke gotovine i bankovnih dokumenata.

Ispravci ostalih primarnih knjigovodstvenih isprava mogu se vršiti samo u dogovoru sa sudionicima u poslovnom prometu, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba koje su isprave potpisale, uz naznaku datuma ispravka.

Onaj detalj primarnog dokumenta koji podliježe ispravku precrtava se jasnom, ali tankom crtom, tako da je vidljiv izvorni smisao (sadržaj) ispravljenog detalja. Uz nju se rukom piše "Vjerovati ispravljenom", a ispravak potpisom ovjerava osoba koja je izvršila ispravak uz naznaku prezimena i inicijala.

Rokovi čuvanja primarnih knjigovodstvenih dokumenata

Sukladno čl. 17 Saveznog zakona "O računovodstvu", organizacije su dužne pohranjivati ​​primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i financijska izvješća u rokovima utvrđenim u skladu s pravilima uređenja državnog arhivizma, ali najmanje pet godina.

Restauracija primarnih dokumenata

Računovodstveno zakonodavstvo ne sadrži jasno utvrđena pravila koja reguliraju postupak vraćanja primarnih dokumenata u slučaju njihovog gubitka.

Niz propisa definira samo rokove čuvanja primarnih knjigovodstvenih isprava. Zakon ne utvrđuje što bi organizacija trebala učiniti u slučaju gubitka dokumenata iz razloga koji su izvan njezine kontrole. U pismu Odjela porezne uprave Rusije za Moskvu od 13. rujna 2002. br. 26-12/43411, voditelju organizacije preporučuje se u slučaju gubitka ili uništenja primarnih dokumenata:

• nalogom imenuje povjerenstvo za ispitivanje uzroka gubitka ili uništenja primarnih dokumenata, na sudjelovanje u koje se po potrebi pozivaju predstavnici istražnih tijela, sigurnosti i državnog vatrogasnog nadzora;
• poduzeti mjere za obnovu onih primarnih dokumenata koji podliježu restauraciji i pohranjivanju na razdoblje utvrđeno zakonom. Na primjer, kopije izvješća o novčanim tokovima na bankovnim računima mogu se dobiti od banaka u kojima su otvoreni računi organizacije; ugovori, akti, fakture mogu se tražiti od ugovornih strana itd.

Ali nije uvijek moguće dobiti duplikate svih izgubljenih dokumenata, na primjer, ako postoji veliki broj ugovornih strana, zbog nepostojanja dobavljača (kupaca) na prethodno poznatim adresama ili zbog nedostatka takvih kontakata. Stoga, iz objektivnih razloga, organizacija neće moći vratiti sve izgubljene primarne dokumente.

Praktično pitanje: što učiniti u ovom slučaju? Treba li obavijestiti poreznu upravu?

Prema brojnim stručnjacima, nije potrebno obavijestiti poreznu inspekciju, pogotovo jer to neće pomoći u izbjegavanju moguće odgovornosti, a nepostojanje primarnih dokumenata može rezultirati novčanom kaznom u skladu s čl. 120 Porezni zakon Ruske Federacije.

U u ovom slučaju Porezni obveznik može izabrati tri opcije:

1. Ako je moguće, obnovite izgubljene dokumente (barem djelomično).
2. Provedite ispravke nedokumentiranih rashoda i ispravke ispravite u ažuriranoj prijavi poreza na dobit za izvještajnu godinu, jer se nedokumentirani rashodi ne priznaju kao rashod u poreznom knjigovodstvu.
3. Pružite priliku predstavnicima porezne uprave u slučaju porezna revizija utvrditi iznose koji se plaćaju u proračun izračunom na temelju podataka dostupnih poreznom obvezniku, kao i na temelju podataka o drugim sličnim poreznim obveznicima (članak 7. stavak 1. članak 31. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Oduzimanje primarne dokumentacije

Mogu ih oduzeti samo istražna tijela, predistražna i tužiteljska tijela, sudovi, porezne vlasti i tijela unutarnjih poslova na temelju svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Pismom Ministarstva financija RSFSR-a od 26. srpnja 1991. br. 16/176 odobrena je Uputa o postupku oduzimanja dokumenata od strane službenika državne porezne inspekcije koji ukazuju na prikrivanje (podcjenjivanje) dobiti (dohotka) ili prikrivanje drugih predmeta od oporezivanja od poduzeća, ustanova, organizacija i građana.

Glavni računovođa ili drugi službenik organizacije ima pravo, uz dopuštenje iu prisutnosti predstavnika tijela koja provode oduzimanje dokumenata, napraviti njihove kopije s naznakom razloga i datuma oduzimanja.

U savezni zakon 402-FZ „O računovodstvu” opisuje sve računovodstvene i primarne dokumente. Potrebni su uglavnom u porezne svrhe - kao dokumenti koji potvrđuju nastale troškove i ispravnost utvrđivanja porezne osnovice.

Primarni dokumenti moraju se čuvati 4 godine. Tijekom tog vremena porezna uprava od njih može zatražiti bilo kada da provjere vas ili vaše druge ugovorne strane. "Primarni" se također koristi u suđenja u sporovima s protustrankama.

Primarne knjigovodstvene isprave sastavljaju se u trenutku obavljanja poslovnih transakcija i označavaju njihovu dovršenost. Popis dokumenata koji prate pojedinu transakciju može se razlikovati ovisno o vrsti transakcije. Pripremu svih potrebnih primarnih dokumenata obično obavlja dobavljač. Posebnu pozornost treba obratiti na one dokumente koji nastaju tijekom transakcija u kojima ste vi kupac, jer su to vaši troškovi, pa ste vi više zainteresirani za poštivanje slova zakona nego vašeg dobavljača.

Razdvajanje primarnih dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije mogu se podijeliti u 3 faze:

Faza 1. Slažete se s uvjetima posla

Rezultat će biti:

• ugovor;
• faktura za plaćanje.

Faza 2. Dolazi do plaćanja transakcije

Potvrdite plaćanje:

izvadak s tekućeg računa, ako je plaćanje izvršeno bankovnom doznakom, ili acquiringom, ili putem platnih sustava gdje se novac prenosi s vašeg tekućeg računa;

• blagajničke isplate, potvrde za blagajničke naloge, obrasci strogog izvješća - ako je plaćanje izvršeno u gotovini. U većini slučajeva ovaj način plaćanja koriste vaši zaposlenici kada podižu novac na račun. Obračuni između organizacija rijetko su u obliku gotovine.

Faza 3. Primitak robe ili usluga

Obavezno je potvrditi da je roba stvarno primljena i da je usluga pružena. Bez toga vam porezna uprava neće dopustiti smanjenje poreza na potrošeni novac. Potvrdite primitak:

• tovarni list - za robu;
• račun o prodaji - obično se izdaje uz blagajnički račun ili ako proizvod prodaje samostalni poduzetnik;
• potvrdu o izvršenim radovima/obavljenim uslugama.

Obavezni primarni dokumenti

Unatoč varijabilnosti transakcija, postoji popis obveznih dokumenata koji se sastavljaju za bilo koju vrstu transakcije:

• ugovor;
• provjeriti;
• obrasci za strogo izvješćivanje, blagajna, račun;
• dostavnica;
• potvrdu o izvršenim radovima (obavljenim uslugama).

Sporazum

Prilikom obavljanja posla s klijentom se sklapa ugovor kojim se preciziraju svi detalji predstojećih poslovnih transakcija: način plaćanja, otprema robe, rokovi izvršenja posla ili uvjeti pružanja usluga.

Ugovorom se uređuju prava i obveze ugovornih strana. Idealno bi bilo da svaka transakcija bude popraćena zasebnim ugovorom za isporuku dobara ili usluga. No, uz dugoročnu suradnju i provođenje sličnih poslova može se sklopiti jedan opći dogovor. Ugovor je sastavljen u dva primjerka s pečatom i potpisom svake strane.

Za neke transakcije nije potreban pismeni ugovor. Na primjer, kupoprodajni ugovor je sklopljen od trenutka kada kupac primi gotovinu ili račun.

Faktura za plaćanje

Faktura je ugovor prema kojem dobavljač utvrđuje cijenu svoje robe ili usluga.

Kupac prihvaća uvjete ugovora odgovarajućom uplatom. Oblik računa za plaćanje nije strogo reguliran, stoga svaka tvrtka ima pravo izraditi vlastiti obrazac ovog dokumenta. U fakturi možete navesti uvjete transakcije: uvjete, obavijest o avansnom plaćanju, procedure plaćanja i isporuke itd.

U skladu s člankom 9-FZ "O računovodstvu", potpis direktora ili glavnog računovođe i pečat nisu potrebni za ovaj dokument. No, ne treba ih zanemariti kako bi se izbjegla pitanja protustranaka i države. Faktura vam ne dopušta postavljanje zahtjeva prema dobavljaču - ona samo utvrđuje cijenu proizvoda ili usluge. Istovremeno, kupac zadržava pravo zahtijevati povrat novca u slučaju neosnovanog bogaćenja dobavljača.

Dokumenti za plaćanje: blagajnički računi, obrasci strogog izvješća (SSR)

Ova skupina primarnih dokumenata omogućuje vam potvrdu činjenice plaćanja za kupljenu robu ili usluge.

Dokumenti o plaćanju uključuju potvrde o prodaji i gotovinskim primicima, financijska izvješća, zahtjeve za plaćanje i naloge. Kupac može preuzeti narudžbu u banci plaćanjem virmanom. Prilikom gotovinskog plaćanja kupac od dobavljača dobiva gotovinski ili robni račun.

Teretnica ili račun o prodaji

Računi o prodaji, kao što smo već rekli, izdaju se prilikom prodaje robe fizičkim osobama ili od strane samih fizičkih osoba.

Fakture prvenstveno koriste pravne osobe za evidentiranje puštanja/prodaje robe ili zaliha i njihov daljnji primitak od strane naručitelja.

Račun je potrebno izraditi u dva primjerka. Prvi ostaje kod dobavljača kao dokument koji potvrđuje činjenicu prijenosa robe, a drugi primjerak prenosi se na kupca.

Podaci na računu moraju odgovarati brojevima na računu.

Ovlaštena osoba odgovorna za puštanje robe mora staviti svoj potpis i pečat organizacije na fakturu. Primatelj robe također je dužan potpisati i ovjeriti pečatom na otpremnici. Dopuštena je uporaba faksimila potpisa, ali to mora biti evidentirano u ugovoru.

Potvrda o izvršenim uslugama (obavljenim radovima)

je dvostrani primarni dokument koji potvrđuje činjenicu transakcije, trošak i vrijeme usluge ili rada.

Akt izdaje izvođač svom naručitelju na temelju rezultata pružene usluge ili obavljenog posla. Ovim primarnim dokumentom potvrđuje se usklađenost pruženih usluga (obavljenih radova) s uvjetima sklopljenog ugovora.

Dostavnica

Račun je dokument koji je potreban isključivo za kontrolu kretanja PDV-a. Računi se obično izdaju uz otpremnice ili akte. Postoje računi za akontacije.

Ovaj primarni dokument je strogo reguliran. Sadrži:

• informacije o iznosima sredstava;
• dio teksture.

Osnova za prihvaćanje iskazanih iznosa PDV-a za odbitak je račun. Sva poduzeća koja plaćaju PDV dužna su ga ispisati.

U posljednje vrijeme postao je popularan univerzalni prijenosni dokument (UPD). Ovaj dokument zamjenjuje par faktura + faktura ili akt + faktura.

Poslujte u praktičnoj internetskoj usluzi za izračun plaća i slanje izvješća Saveznoj poreznoj službi, Mirovinskom fondu i Fondu socijalnog osiguranja. Usluga automatski generira primarne dokumente i UPD.