Mutta melkein kaikkiin yritystoimintaan liittyy huomattava määrä erilaisia ​​​​asiakirjoja. Järkevä kysymys kuuluu, mitkä ovat ensisijaiset asiakirjat?

Perustiedot

Ensisijainen kirjanpitoväline alkuvaiheessa yksittäisten liiketoimintojen yleistykset, jotka kuvaavat organisaation pääprosesseja.

Seuraavat tunnistetaan kirjanpitokohteiksi:

• raaka-aineiden hankinta tuotantoprosessia varten;
• aineellisten resurssien hankinta ja niistä aiheutuvat kulut;
• tuotantotoiminnan kulut;
• valmistettujen tuotteiden ja keskeneräisen tuotannon liikkuminen;
• valmiiden tuotteiden määrä;
• tuotteiden lähetys ja myynti;
• toimitustapahtumat toimittajien, asiakkaiden ja ostajien kanssa;
• raportointi pankeille, perustajille ja rahoituslaitoksille;
• muu.

Kaikkien näiden toimintojen mukana on dokumentaatio. Tiedot liiketoimintaprosesseista ja niihin liittyvistä vivahteista näkyvät ensisijaisessa dokumentaatiossa.

Peruskäsitteet

Ensisijaisen asiakirjan määritelmä on asiakirja, joka kattaa alustavat tiedot toiminnan tuloksista.

Ensisijainen asiakirja on kirjallinen todiste liiketoimen toteuttamisesta. Käännetty tämä asiakirja toimenpiteen aikana tai välittömästi sen päättymisen jälkeen.

Eli ensisijaisina pidetään kirjanpitoasiakirjoja, jotka vahvistavat liiketapahtuman tosiasian. Kaikki ensisijaisissa asiakirjoissa olevat tiedot vaaditaan kirjanpidon näyttämiseksi.

Sen keräämiseen ja systematisointiin käytetään kirjanpitorekistereitä. Ne sisältävät tiedot kaikista organisaatiossa suoritetuista liiketapahtumista.

Tietyn ajan kuluttua tiedot kirjanpitorekistereistä siirretään ryhmiteltynä tilinpäätökseen.

Ensisijaisten asiakirjojen päätyypit ovat:

• maksumääräykset;
• / jne.

Nämä asiakirjat sisältävät tiedot toteutetuista liiketoimista. Joissakin tapauksissa ensisijaisten asiakirjojen lomakkeet luokitellaan tiukoiksi raportointilomakkeiksi.

Toiminnan tyypin mukaan perusdokumentaatio on jaettu käyttöomaisuuden, palkkojen, käteistapahtumat, käteistä ja niin edelleen.

Se ansaitsee erityistä huomiota. Itse asiassa tämä asiakirja tuskin on ensisijainen, koska se ei hahmota tiettyä liiketapahtumaa, koska se on ensisijaisen asiakirjan liite.

Laskun tarve syntyy arvonlisäveron perintäprosessin aikana. Samalla on kuitenkin esitettävä lasku tai asiakirja.

Samalla verolaissa mainitaan lasku suoraan perusasiakirjojen yhteydessä.

Mitkä ovat niiden tehtävät

Ensisijaisen asiakirjan perustarkoituksena on vahvistaa suoritetun liiketapahtuman laillinen pätevyys.

Samalla toimintojen suorittamisesta joillekin suorittajille asetetaan vastuu suoritetuista toiminnoista.

Ensisijainen asiakirja tallentaa kaikki tarvittavat tiedot tietystä liiketapahtumasta, ja asiakirjan olemassaolo vahvistaa toimenpiteen suorittamisen.

Eli ensisijaiset asiakirjat tallentavat tiedot kaikista organisaation liiketoimista. Ensisijainen dokumentaatio säilytetään yrityksen henkilökohtaisten tarpeiden täyttämiseksi sekä toimitettavaksi valvontaviranomaisille.

Kirjanpito suoritetaan perusasiakirjojen perusteella. Asiakirjoissa olevien tietojen perusteella luodaan talous- ja veroraportointi.

Nykyinen sääntelykehys

Ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja koskevat perussäännöt on määritelty 6. joulukuuta 2011 annetussa liittovaltion laissa nro 402 "Kirjanpito".

Mutta vaikka joidenkin käyttö yhtenäisiä muotoja ei pidetä pakollisina, mikään ei estä niiden käyttöä.

Päätöksen asiasta tekee talousyksikön johtaja. Hän hyväksyy perusasiakirjojen lomakkeet kirjanpidosta vastaavan henkilön ehdotuksesta.

Lomakkeen koodi sijaitsee oikeassa yläkulmassa. Jos liiketoimi ei suoriteta vakiolomakkeella, vaan itsenäisesti kehitetyllä lomakkeella, "koodia" ei tarvitse rekisteröidä.

Tämän säännöksen kohdan 19 mukaan oikaisujen, blottien ja poistojen esiintyminen tai korjauskeinojen käyttö pankkiasiakirjoissa, kassakuitteissa/menomääräyksissä, liitteenä olevissa kuiteissa ja niitä korvaavissa asiakirjoissa ei ole sallittua.

Jos virhe havaitaan, pankki- ja kassatositteita ei voida hyväksyä suoritettavaksi. Ne on laadittava uudelleen perusvaatimukset huomioon ottaen.

On tärkeää, että väärin laadittuja tai vahingoittuneita käteisasiakirjoja ei voida tuhota. Ne on yliviivattava ja liitettävä niiden myöntämispäivän kassaselvitykseen (rekisteriin).

Esiin tulleita vivahteita

Ensisijaisten asiakirjojen laadinnassa ja käsittelyssä syntyy monia erilaisia ​​vivahteita. Tärkeimmistä voidaan mainita seuraavat:

Ensisijaisen asiakirjan allekirjoittaa henkilö erityisesti hyväksytystä luettelosta	Luettelon henkilöistä, joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijaiset asiakirjat, määrittää organisaation johtaja yhteisymmärryksessä pääkirjanpitäjän kanssa. Jos asiakirjat liittyvät taloudellisiin liiketoimiin, johtaja ja vastuuhenkilö allekirjoittavat ne. Esimiehen allekirjoituksen jäljentäminen faksilla on kiellettyä perusasiakirjojen laadinnan aikana.
Ensisijainen asiakirja on laadittava valmistumishetkellä	Liiketoimi tai välittömästi sen valmistuttua. Jonkin ajan kuluttua laadittua asiakirjaa ei tunnusteta lailliseksi.
Pankki- ja kassaasiakirjojen oikaisu on kielletty	Muihin perusasiakirjoihin voidaan tehdä korjauksia, mutta vain, jos niissä on vastuuhenkilöiden vahvistavat allekirjoitukset ja muutoksen päivämäärä on merkitty.
Ensisijaisten asiakirjojen oikeellisuus on tarkistettava huolellisesti	Pakollisten tietojen puuttuminen ei mahdollista asiakirjan yksiselitteistä tunnustamista viralliseksi vahvistukseksi. Vaikka veronmaksaja pystyisi todistamaan asiakirjan laillisuuden tositteiden avulla, hänen on käytettävä paljon aikaa kiistanalaisiin riita-asioihin ja mahdollisesti oikeudenkäynteihin.
Pakollinen vaatimus on perusasiakirjojen laatiminen	Valtion kielellä kansallinen valuutta. Jos sinulla on asiakirjoja vieraalla kielellä ne on käännettävä venäjäksi

Mikä on kaksipuolinen asiakirja

Joissakin tapauksissa ensisijaista dokumentaatiota laadittaessa on sallittua käyttää kaksipuolista ensisijaista asiakirjaa. Tämä on yleisen siirtoasiakirjan (UDD) muoto.

Video: pääasiakirjat

UPD-lomake on toimiva laskun muoto, jota täydennetään perusdokumentaation oleellisilla tunnusluvuilla.

UPD:n tila "1" sallii tämän asiakirjan korvata laskun lisäksi myös asiakirjan tai laskun.

Tässä tapauksessa UTD:tä käytetään samanaikaisesti voittojen verotuksen laskennassa ja kulujen kirjaamisessa. UPD tilalla "2" korvaa vain asiakirjan tai laskun.

UPD yhdistää laskun elementit ja ensisijaisen asiakirjan, joka vahvistaa liiketapahtuman suorittamisen. Lainsäädäntö ei kiellä laskun tai lähetysluettelon antamista yhden paperivälineen molemmille puolille.

Pitääkö minun leimata se?

Sinetit eivät kuulu ensisijaisten asiakirjojen pakollisiin tietoihin. Sitä ei mainita liittovaltion lain nro 402 9 artiklan 2 osassa.

Siksi on tarpeen laittaa leima, jos organisaatio käyttää omaa asiakirjaansa, joka vaatii sinetin.

Mutta samaan aikaan on välttämätöntä varmentaa sinetillä ne asiakirjat, joille sinetin olemassaolo on laissa säädetty. Näitä ovat esimerkiksi laskut ja.

Myös sinetin tarve voidaan määrittää kirjanpitopolitiikka organisaatiossa tai osapuolten sopimuksella.

Kuka on vastuussa heidän turvallisuudestaan?

Liittovaltion kirjanpitolain 17 § velvoittaa organisaatiot ylläpitämään ensisijainen dokumentaatio, kirjanpitorekisterit ja tilinpäätökset tietyltä ajanjaksolta.

Arkistoasioiden valtion järjestelyn standardien mukaan tämä ajanjakso ei voi olla alle viisi vuotta. Säilytyksen aikana on varmistettava suoja luvattomilta muokkauksilta.

Kaikki korjaukset on perusteltava ja asianmukaisesti varmennettu. Kirjanpitorekisterien sisältö ja tilinpäätökset muodostaa liikesalaisuuden.

Tietojen paljastamisesta henkilöt, joilla on pääsy tietoihin, ovat vastuussa Venäjän federaation lainsäädännön normien mukaisesti. Aluksi ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat säilytetään suljetuissa kaapeissa organisaation pääkirjanpitäjän valvonnassa.

Asianmukaisesti käsitellyt asiakirjat siirretään arkistoon säilytettäväksi. Yrityksen omistaja on suoraan vastuussa heidän turvallisuudestaan.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen läsnäolo on olennainen osa minkä tahansa organisaation toimintaa.

Ilman niitä yrityksen normaali olemassaolo on käytännössä mahdotonta. Siksi on erittäin tärkeää tietää ja noudattaa perusasiakirjojen laatimis- ja käsittelymenettelyä.

Jokaisen yrityksen on käytettävä vakiolomakkeita heijastaakseen liiketoimien tosiasiat. Pohditaan, mitkä yhtenäiset ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat hallituksen hyväksymiä. Sisältö Tärkeitä näkökohtia Millaisia ​​ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja käytetään (luettelo)? Mikä on niiden säilyvyys...

Kaikki liiketoimet on suoritettava laatimalla ensisijaiset asiakirjat, joiden perusteella kirjanpito suoritetaan.

Asiakirjat kirjanpito luokitellaan eri kriteerien mukaan:

sopimuksen mukaan;

niihin heijastuneiden tapahtumien määrän mukaan;

käyttötavan mukaan;

huomioon otettujen liiketoimien lukumäärän mukaan;

kokoamispaikalla;

täyttötavan mukaan.

Kirjanpitoasiakirjat voidaan jakaa ryhmiin niiden tarkoituksen mukaan:

TO organisatorisesti-hallinnollinen asiakirjoja ovat käskyt, ohjeet, ohjeet, valtakirjat jne. Nämä asiakirjat sisältävät toimeksiannon, luvan, ohjeen tai oikeuden liiketoimeen.

Näiden asiakirjojen sisältämiä tietoja ei kirjata kirjanpitorekistereihin, koska ne eivät kuvasta itse tapahtuman tosiasiaa. TOvapauttava tuomio(johtaja) asiakirjat sisältävät laskut, vaatimukset, kuittitilaukset

, hyväksymistodistukset jne. Tositeasiakirjat laaditaan tapahtumahetkellä, ja ne kuvastavat sen toteutusta ja ovat ensisijaisten kirjanpitotietojen lähde tai kirjanpitoprosessin ensimmäinen vaihe. Niiden sisältämät tiedot kirjataan kirjanpitorekistereihin. On olemassa useita asiakirjoja, jotka yhdistävät luvan myöntävän ja vapauttavan luonteen

yhdistetty(palkanlaskenta, käteismaksu).

Kirjanpitoasiakirjat

Kirjanpitolain ja Venäjän federaation hallituksen 8. heinäkuuta 1997 antaman asetuksen nro 835 "Ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista" mukaisesti Venäjän federaation valtion tilastokomitea yhteisymmärryksessä Venäjän valtiovarainministeriön kanssa Federaatio ja Venäjän federaation talousministeriö hyväksyvät albumit yhtenäisistä kirjanpitoasiakirjoista.

Kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten muotojen käyttöä säätelee kirjanpitoa ja raportointia koskevat määräykset Venäjän federaatio.

Ensisijaiset asiakirjat hyväksytään kirjanpitoon, jos ne on laadittu Venäjän federaation valtion tilastokomitean hyväksymien yhtenäisten lomakkeiden mukaisesti. Ensisijaisen kirjanpidon dokumentaation muotojen yhtenäistäminen on erittäin tärkeää kirjanpidon parantamisen kannalta, sillä se luo ja konsolidoi yhtenäiset dokumentointivaatimukset taloudellinen toiminta organisaatioita, systematisoi kirjanpitoa, poistaa vanhentuneet ja mielivaltaiset muodot kierrosta ja edistää kirjanpidon järkevää järjestämistä.

Venäjän valtion tilastokomitea tekee tarvittaessa muutoksia ja lisäyksiä kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisiin muotoihin ja varmistaa myös kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten muotojen edelleen kehittämisen.

Yhtenäisten asiakirjojen lomakkeet on mukautettu kirjanpitoon kirjanpitotietojen mekaanisen käsittelyn olosuhteissa, samoin kuin manuaaliseen käsittelyyn, lomakkeissa on jätetty pois kaksoiskappaleet, koneellisesti prosessoitavien indikaattoreiden sijaintialueet on rajattu paksuilla viivoilla, lomakemuodoilla. käytetään standardin GOST 9327-60 - A3 (297 x 420) mukaisesti; A4 (210 x 297); A5 (148 x 210) Yhtenäisten lomakkeiden albumeissa ilmoitettujen lomakkeiden muodot ovat suositeltavia ja voivat muuttua.

Jokaiselle lomakkeelle on määritetty All-Union Classifier of Management Documentation (OKUD) -koodi, joka on merkitty erilliseksi lomakkeen oikeaan yläkulmaan.

Tarvittaessa organisaatio voi syöttää lisätietoa yhtenäisille lomakkeille. Tässä tapauksessa kaikki Venäjän valtion tilastokomitean hyväksymien yhtenäisten ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yksityiskohdat on jätettävä ennalleen ja niiden rakennetta ja suunnittelua koskevien standardien vaatimukset on täytettävä. Yksittäisten tietojen poistaminen yhdistetyistä lomakkeista ei ole sallittua. Tehdyt muutokset on dokumentoitava organisaation asiaa koskevaan organisaatio- ja hallintoasiakirjaan.

Asiakirjat, joiden muotoa ei ole mainittu näissä albumeissa, on hyväksyttävä yrityksen kirjanpitopolitiikkaa koskevassa järjestyksessä ja niiden on sisällettävä seuraavat pakolliset tiedot:

asiakirjan nimi (lomake);

lomakekoodi;

kokoamispäivämäärä;

liiketapahtumien indikaattorit (fyysisesti ja rahallisesti);

liiketoimien suorittamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtävien nimet ja sen suorittamisen oikeellisuus;

henkilökohtaiset allekirjoitukset ja niiden kopiot.

Tällaisten asiakirjojen lomakkeet voivat olla erillisenä liitteenä organisaation vastaavan vuoden kirjanpitopolitiikkaan ja hyväksyä organisaation johtajan erillisellä määräyksellä (ohjeella).

Monien ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen rekisteröinti on olennainen osa jokaisen yrityksen päivittäistä liiketoimintaa. Ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja käytetään henkilöstö- ja rahoitustoimintaa. Tässä artikkelissa käsitellään näiden asiakirjojen valmistelua ja säilyttämistä.

Artikkelista opit:

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen pakolliset lomakkeet

Ensisijaiset asiakirjat sisältävät kirjanpitotiedot, joiden perusteella varmistetaan johdon toimenpiteiden tai liiketoimien toteuttaminen. Yrityksen taloudellisessa ja organisatorisessa toiminnassa tällaisia ​​papereita käytetään erittäin laajasti.

Yleisimmässä muodossa minkä tahansa organisaation asiakirjavirta voidaan luokitella kolmeen suureen ryhmään:

• Hallintoasiakirjat. Tämän ryhmän liikepapereiden kautta hallinnolliset päätökset vastaanotetaan ja välitetään. Näitä ovat myös paperit, jotka sisältävät tietoa erilaisten raporttien laatimiseen. Näiden raporttien perusteella puolestaan ​​tehdään johdon päätökset;
• Henkilöstöasiakirjat. Nämä paperit sisältävät tietoa yrityksen henkilöstöstä, henkilöstörekisteritiedot sekä henkilöstötyön organisoinnista. Tämä sisältää myös tiedot henkilöstökierrosta, tiedot tehtävissä tapahtuvista muutoksista ja työntekijöiden irtisanomisista. Tähän ryhmään sisältyy myös tietoa palkkioista ja rangaistuksista. Lopuksi loma-aikataulut, henkilöstöaikataulut ja kaikki ensisijaiset henkilöstöasiakirjat ovat toisen tyyppisiä henkilöstöasiakirjoja.
• Kirjanpito- ja talousasiakirjat. Nämä paperit sisältävät tietoa yrityksen taloudellisesta ja tuotannosta. Tähän ryhmään kuuluvat suunnittelu, kirjanpito, analyyttinen ja tilinpäätökset, erilaisia ​​sopimuksia, määräyksiä ja kaikki ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen vakiolomakkeet

Vuonna 2017 sekä henkilöstö- että kirjanpitorekistereissä on erilaisia ​​perusasiakirjoja. Tämä sisältää myös tuki- ja tukiasiakirjat, jotka sisältävät alustavia tietoja eri tyyppejä organisaation organisatorinen ja taloudellinen toiminta. Ottaen huomioon, että perusasiakirjoilla, jotka on laadittu vahvistettujen sääntöjen mukaisesti, on oikeudellista merkitystä, näistä papereista tulee vahvistus organisatorisen toimenpiteen tosiasiasta tai jonkin liiketoimen suorittamisesta ja ne täytetään välittömästi tämän tosiasian jälkeen. tapahtui.

Luettelo ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen lomakkeista

Henkilöstö- ja kirjanpitoa ylläpidetään vakiomuotoisten perusasiakirjojen perusteella. Siten nämä yritysasiakirjat on jaettu vastaavasti ensisijaisiin henkilöstö- ja kirjanpitoasiakirjoihin.

Ensisijaisia ​​henkilöstörekisteriä ovat esimerkiksi työntekijän henkilökortti, määräys loman antamisesta tai työntekijän siirtomääräys, henkilöstötaulukko, loma-aikataulu, irtisanomismääräys, työmatkalle lähettämistä koskeva määräys. , matkustustodistus, jos se on edelleen organisaation käytössä vuonna 2017, määräykset työntekijöiden palkitsemisesta ja rankaisemisesta.

Kirjanpidon perusasiakirjojen tyypit ovat paljon monipuolisempia. Tällaisia ​​ovat esimerkiksi kirjaukset työajoista, palkkoja koskevat selvitykset työntekijöiden kanssa, todisteet käteis- ja kauppatapahtumista, rahakuitit, jotka on saatu selvitysten seurauksena. yksilöitä suoritettaessa liiketoimia, selvitys- ja maksuasiakirjoja, käyttöomaisuuden kirjanpitoa ja aineettomat hyödykkeet ja paljon muuta.

On pidettävä mielessä, että ensisijaiset asiakirjat voidaan jakaa alkuperänsä mukaan ulkoisiin ja sisäinen. Ulkoinen, ts. saapuva ulkoisista lähteistä, edustavat erilaisia ​​maksumääräyksiä, maksupyyntöjä, vaatimuksia-määräyksiä ja laskuja. Sisäisiä, eli yrityksen sisällä luotuja, on neljää tyyppiä: hallinto-, kirjanpito-, toimeenpano- ja yhdistetty.

Lue myös:

Vuonna 2017 tärkein asiakirja, jonka perusteella organisaatioiden arkistojen luominen ja kaikentyyppisten edellä käsiteltyjen ensisijaisten asiakirjojen säilyttäminen suoritetaan, on edelleen liittovaltion laki, 22. lokakuuta 2004 nro 125 liittovaltiolaki. Kuten tästä säädöksestä seuraa, liikeasiakirjojen säilytysajat määräytyvät paitsi liittovaltion myös muilla asetuksilla.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen lomakkeiden soveltaminen

Muutama vuosi sitten esiteltiin uusi Liittovaltion laki"Kirjanpito" on tullut valinnaiseksi ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan lomakkeiden käytölle, jotka sisältyvät ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten lomakkeiden albumeihin. Tältä osin henkilöstöpalvelun, kirjanpidon ja esiopetuslaitosten työntekijät kohtasivat loogisen kysymyksen - täytyykö heidän kehittää omia lomakkeitaan vai jatkaa vanhojen valtion tilastokomitean hyväksymien lomakkeiden käyttöä?

Vanhojen lomakkeiden käyttö

Näiden osastojen työntekijät tarvitsevat erityisosaamista ja kokemusta kehittääkseen omia versioitaan ensisijaisista kirjanpitolomakkeista. Kun päätät kehittää omia lomakkeitasi, sinun on arvioitava selkeästi tämän vaiheen toteutettavuus.

Nykyiset yhtenäiset lomakkeet ovat edelleen merkityksellisiä ja täyttävät kirjanpitotehtävänsä. Lisäksi jos ne sopivat organisaation liiketoimintaprosesseihin, ei ole mitään järkeä siirtyä uusiin muotoihin.

On myös muistettava, että valvontaviranomaisten työntekijät ovat lempeämpiä vanhoja muotoja kohtaan ja ovat ennakkoluuloisia uusiin. Työriita, jos sellainen syntyy, on helpompi voittaa, jos käytät vanhoja perusasiakirjan muotoja.

Toinen argumentti aikaisempien lomakkeiden puolesta on, että jos dokumentaatiota kirjataan ohjelmiston avulla, yhtenäisten lomakkeiden käytön jatkaminen ei edellytä muutoksia olemassa oleviin järjestelmiin.

Joillekin yrityksille, pääasiassa yhteisyrityksille tai ulkomaisten yritysten sivuliikkeille Venäjällä, siirtyminen uusiin muotoihin voi olla erittäin tärkeää. Tosiasia on, että heidän on samanaikaisesti pidettävä kirjaa maansa lakien ja Venäjän lainsäädännön mukaisesti. Omien lomakkeiden kehittäminen, joissa otetaan huomioon kaikki molempien maiden lakien edellyttämät yksityiskohdat, auttaa välttämään asiakirjojen kaksinkertaista valmistelua.

Muista, että vaikka päätät pitää toimistotyötä käyttämällä vanhoja lomakkeita, sinun on tehtävä niihin joitain muutoksia. Poista esimerkiksi OKUD- ja OKPO-koodit, poista linkki valtion tilastokomitean päätökseen, varaa tilaa asiakirjan allekirjoittajan allekirjoituksen (sukunimi ja nimikirjaimet) purkamiseen jne.

Uusien lomakkeiden soveltaminen

Ensimmäinen askel uusien muotojen kehittämisessä on määrittää, kuka suorittaa tämän tehtävän. Lain mukaan vastuu tällaisten lomakkeiden kehittämisestä on kirjanpidosta vastaavalla henkilöllä. Ongelmana on, että pääasiakirjat eivät sisällä vain kirjanpitopapereita, vaan myös henkilöstöasiakirjoja. Kirjanpitotyöntekijä ei välttämättä tiedä kaikkia henkilöstötietojen hallinnan hienouksia. Siksi on tarpeen ottaa henkilöstöosaston työntekijä mukaan uusien lomakkeiden kehittämiseen.

Suosittelemme yritykselle yhtenäisten lomakkeiden luomiseen, että lomakkeen malliosa tulee muotoilla hyvin lyhyesti, jotta vältetään tekstin kaksinkertainen tulkinta. On suositeltavaa käyttää malleja, stensiilejä, vakiolauseita ja ilmaisuja: "(asiakirjan nimi) suorittamisen valvonta on uskottu (asema ja sukunimi), "Yhdessä...", "Ottaa huomioon... ", "Perustuu...".

Älä kiirehdi hylkäämään niitä usein käytettyjä lomakkeita - työaikalomakkeet, loma-aikataulut, henkilöstötaulukot - voit luoda uusia lomakkeita niiden perusteella. Jos vanhemmat lomakkeet vaikuttavat liian raskaalta, voit yksinkertaistaa niitä ja poistaa joitain rivejä, sarakkeita tai tarpeettomia tietoja.

Otetaan esimerkki. On vakiolomake nro T-3 " Henkilökuntapöytä" Siinä on sarakkeet 6, 7 ja 8, jotka on tarkoitettu työntekijälle määrättyjen korvausten kirjaamiseen. Jos näitä sarakkeita ei enää tarvita, ne voidaan poistaa.

Kirjanpitolaki edellyttää, että kaikki organisaation suorittamat liiketoimet on dokumentoitava tositteiden kanssa (9 artikla). Nämä tositteet ovat ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja, joiden perusteella kirjanpito suoritetaan.

Yhtenäiset lomakkeet

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat hyväksytään kirjanpitoon, jos ne on laadittu kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten lomakkeiden albumeissa olevan lomakkeen mukaisesti. Venäjän federaation hallituksen 07.08.97 annetulla asetuksella nro 835 "Ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista" pääkirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen albumien ja niiden sähköisten versioiden kehittämisen ja hyväksymisen tehtävät on annettu valtion tilastokomitealle. Venäjältä. Kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten muotojen sisällöstä ja koostumuksesta sovitaan komiteassa Venäjän valtiovarainministeriön ja Venäjän talousministeriön kanssa.

Venäjän valtion tilastokomitea hyväksyi edellä mainittua Venäjän hallituksen päätöstä kehittäessään menettelyn kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten muotojen sekä yhtenäisten ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen albumien käytöstä tietyille kirjanpitokohteille. . Taulukossa on luettelo näistä päätöksistä.

Kirjanpitoobjekti	Venäjän valtion tilastokomitean päätös
		Nimi
Kiinteä omaisuus			Käyttöomaisuuden kirjanpidon ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä
Aineettomat hyödykkeet, materiaalit, pääomarakennustyöt			Työn ja sen maksun, käyttöomaisuuden ja aineettoman hyödykkeen, materiaalien, vähäarvoisten ja kuluvien tavaroiden, pääomarakennustyön kirjanpidon yhtenäisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä
Tuotteet ja varastot varastotiloissa			Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä tuotteiden, hyödyke- aineellista omaisuutta varastotiloissa
Kauppatapahtumien kirjanpito			Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä kaupan toimintojen kirjaamista varten.
Työt rakennuskoneissa ja -mekanismeissa, työt tieliikenteessä			Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä rakennuskoneiden ja -mekanismien työn kirjaamiseksi, työt tieliikenteessä
Maataloustuotteet ja raaka-aineet			Maataloustuotteiden ja -raaka-aineiden kirjanpidon yhtenäisten kirjanpidon perusasiakirjojen hyväksymisestä
Käteinen, varastotulokset			Ensisijaisen kirjanpidon yhtenäisten muotojen hyväksymisestä kassatapahtumien kirjaamista ja inventaariotulosten kirjaamista varten
Varaston tulokset			Ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan nro INV-26 "Inventoimalla tunnistettujen tulosten kirjaaminen" yhtenäisen lomakkeen hyväksymisestä
Tilille myönnetty käteinen			Ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan nro AO-1 "Ennakkoraportti" yhtenäisen muodon hyväksymisestä
Työ ja sen palkka			Työkirjanpidon ja -maksujen ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä

Huomattakoon, että Venäjän valtion tilastokomitean 25. joulukuuta 1998 annetulla asetuksella nro 132 hyväksyttiin yhtenäisten kirjanpitoasiakirjojen albumit kauppatoiminnan kirjaamista varten. Nimittäin:

ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen albumi käteismaksujen kirjaamiseksi väestön kanssa suoritettaessa kauppatoimia kassakoneiden avulla;

albumi yhtenäisistä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodoista kaupan toimintojen kirjaamista varten;

albumi yhtenäisistä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodoista kaupan toimintojen kirjaamiseksi myytäessä tavaroita luotolla ja välityskaupassa;

albumi yhtenäisistä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodoista julkisten ravintoloiden kirjanpitotoimia varten.

Venäjän valtion tilastokomitean 30. lokakuuta 1997 annetulla asetuksella nro 71a aiemmin hyväksytyistä yhtenäisistä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen lomakkeet ovat edelleen voimassa aineettomien hyödykkeiden, materiaalien ja investointien kirjanpitolomakkeet. .

Organisaatioiden taloudellisen ja taloudellisen toiminnan kirjanpitoon tarkoitetun uuden tilikartan käyttöönoton jälkeen (hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön määräyksellä 31. lokakuuta 2000 nro 94n), vähäarvoiset ja puettavat esineet katosivat hyväksytyistä esineistä kirjanpitoa varten. Osa näistä kohteista on kuitenkin edelleen kirjattu käyttöomaisuuteen. Käännettäessä niitä kirjanpidon yksinkertaistamiseksi Venäjän valtiovarainministeriö, 27.12.2001 päivätty numero 16-00-14/573, salli vastaanottotodistuksen (laskun) antamisen sijaan jokaisesta niistä - käyttöomaisuuden siirron Lomake nro OS-1, jolla käytetään aiemmin pienyritysten yhtenäisiä lomakkeita:

vähäarvoisten ja kuluvien tavaroiden rekisteröintikortti (lomake nro MB-2)

muistikirja suojavaatteiden, turvajalkineiden ja turvavarusteiden myöntämisestä (lomake nro MB-7).

Siksi kokonaan poistetuista käyttöomaisuuteen kuuluvista entisistä pienyrityksistä, mikäli ne eivät sovellu jatkokäyttöön, on loogista käyttää seuraavia pienyrityksille kehitettyjä yhtenäisiä lomakkeita:

vähäarvoisten ja nopeasti kuluvien tavaroiden hävittäminen (lomake nro MB-4);

toimi vähäarvoisten ja kuluvien tavaroiden poistosta (lomake nro MB-8).

Yllämainitut lomakkeet ovat mielestämme varsin sopivia varastojen ja kotitaloustarvikkeiden laskennassa.

Korostamme vielä kerran, että lomakealbumeihin sisältyvät yhtenäiset kirjanpidon perusasiakirjan lomakkeet ovat pakollisia.

Samanaikaisesti joissakin tapauksissa näiden lomakkeiden sisältämät indikaattorit eivät riitä organisaatioille, koska ne eivät voi ottaa huomioon kaikentyyppisiä organisaation toimintoja, teknisten syklien ominaisuuksia ja niiden rakennetta. Tähän liittyen kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten muotojen soveltamismenettelyssä määrätään, että kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten lomakkeiden albumeissa ilmoitettujen lomakkeiden muotoja suositellaan ja niitä voidaan muuttaa. Siksi organisaatioilla on oikeus täydentää niitä oman harkintansa mukaan liiketapahtumien heijastamiseksi. Tämä ei kuitenkaan koske yhtenäisiä lomakkeita käteismaksujen kirjaamiseen.

Tehdessään tarvittavia muutoksia Venäjän valtion tilastokomitean hyväksymiin yhtenäisiin ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muotoihin, organisaation on noudatettava seuraavia:

kaikki komitean hyväksymien yhtenäisten kirjanpitoasiakirjojen tiedot säilyvät ennallaan, mukaan lukien koodi, lomakkeen numero, asiakirjan nimi;

yksittäisten tietojen poistaminen yhdistetyistä lomakkeista ei ole sallittua;

Ensisijaisten asiakirjojen yhtenäistettyihin lomakkeisiin tehdyt muutokset on dokumentoitava organisaation asiaa koskevaan organisaatio- ja hallintoasiakirjaan.

Organisaatiot, jotka tuottavat yhtenäisten ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen lomakkeita, voivat niitä tuottaessaan tehdä tarvittavien tietojen sijoittamisen ja käsittelyn helpottamiseksi muutoksia osissa:

kaavioiden ja rivien laajentaminen ja kutistuminen indikaattoreiden merkityksen huomioon ottaen;

lisälinjojen (mukaan lukien ilmaiset) ja irtolehtien sisällyttäminen.

Venäjän valtion tilastokomitean hyväksymien yhtenäisten perusasiakirjojen lomakkeiden lisäksi on olemassa myös "osastokohtaisia" perusasiakirjoja.

Joten tavaroiden kuljetukseen rautateitse käytetään rautatien rahtikirjaa, jonka muoto on hyväksytty Venäjän rautatieministeriön 18. kesäkuuta 2003 antamalla määräyksellä nro 39 (sama määräys hyväksyi myös täyttösäännöt se pois).

Itsekehitetyt muodot

Tuotannon ja taloudellisen toiminnan monimuotoisuuden vuoksi on kuitenkin myös monimutkaisempia tapauksia, joissa tietyille toiminnoille ei ole vakiomuotoisia lomakkeita. Tässä tapauksessa organisaatiolla on oikeus kehittää ensisijaisen asiakirjan muoto itsenäisesti. Mutta samaan aikaan asiakirjassa on annettava kirjanpitolain 9 §:n 2 momentissa säädetyt pakolliset tiedot. Kehitettävän asiakirjan tulee sisältää:

asiakirjan nimi;

asiakirjan laatimispäivämäärä;

sen organisaation nimi, jonka puolesta asiakirja on laadittu;

liiketoimen sisältö;

liiketapahtumien mittaaminen fyysisesti ja rahallisesti;

liiketoimen toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtävien nimet ja sen toteuttamisen oikeellisuus;

näiden henkilöiden henkilökohtaiset allekirjoitukset.

Organisaation itsenäisesti kehittämät ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat, joita käytetään taloudellisen toiminnan tosiasioiden dokumentointiin, joille ei ole toimitettu yhtenäisiä vakiomuotoisia ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja, hyväksytään sen kirjanpitopolitiikkaa laadittaessa (PBU 1/98:n kohta 5). Organisaation kirjanpitopolitiikka” hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön määräyksellä 9.12.98 nro 60n).

Tällaisia ​​itsenäisesti kehitettyjä asiakirjoja voivat olla: raportit ja muistiot (jotka osoittavat tiettyjen kulujen tarpeen organisaation liiketoiminnalle), puutteelliset lausunnot ja asiakirjat, jotka oikeuttavat korjaustyön tarpeen, esittelykuluja koskevat asiakirjat jne.

Esimerkki 1 27.9.2004 Intkompleks LLC:lle aiheutui kuluja edustuskuluista. Käytettyjen varastojen kirjaamiseen käytettiin organisaation itsenäisesti kehittämää ensisijaista asiakirjaa.

LAKI nro 41

kulujen kohdistamisesta edustuskuluihin

Me, allekirjoittanut talousjohtaja Sludnov R.M., pääkirjanpitäjä Derzhavets N.V., osastopäällikkö Rykov V.V., vahvistamme tällä lailla edustuskulujen luokittelun tarkoituksenmukaisuuden kaupallinen toiminta, OJSC Pasatin (Tula) edustajien vastaanoton järjestämisestä aiheutuvat kulut .

Vastaanotto pidettiin 27. syyskuuta 2004 Intcomplex LLC:n toimistossa osoitteessa Moskova, Leningradsky Prospekt, 47, toimisto. 410 20.9.2004 hyväksytyn kokousohjelman mukaisesti.

Kokouksessa keskusteltiin 29.3.2004 tehdyn sopimuksen nro 25/04-k tuotteiden jatkotoimituksista.

Kokouksen osallistujat:

OJSC "Pasat":lta: pääjohtaja Bykov I.V., apulaisjohtaja Sherankov D.Yu., osastopäällikkö Murzin K.L., johtava asiantuntija Roman A.L.;

Intkomplek LLC:stä: pääjohtaja Slukhov M. D., talousjohtaja Sludnov R. M., osastopäällikkö Rykov V. V.,

Kokouksen aikana kulutettiin seuraavat tarvikkeet:

	Makkara "Festive" - ​​278 gr
	Porsaan keitto - 198 gr
	Viini- ja vodkatuotteet – Ararat-konjakki
	Punainen kala "Salmon" - 264 gr
	Kahvia
	Karkkia - 1 laatikko.
7.	Leipomotuotteet.
	KOKONAIS:	415,00 RUR

Liitteenä on kuitit, jotka vahvistavat määritettyjen varastojen oston ennakkoraportti Surkova V.V. nro 98, 9.27.04. Kustannukset ovat aiheutuneet Business Meeting -ohjelman liitteenä olevan budjetin rajoissa.

Vastaanottoprosessin aikana käytettiin vedenkeitintä "Tefal", jonka alkuperäinen hinta oli 980 ruplaa (kirjattu osaksi käyttöomaisuutta), astiat arvoltaan 450 ruplaa. (käsitellään kodin tarvikkeina).

Talousjohtaja ______________________ R. M. Sludnov

Pääkirjanpitäjä _________________________ N. V. Derzhavets

Osaston johtaja ______________________ V.V

___________________

Esimerkin 1 loppu

Itsenäisesti kehitettyjen ensisijaisten asiakirjojen joukossa on mainittava kirjanpitotodistus. varten budjettijärjestöt muodossa kirjanpitotodistus hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön 30. joulukuuta 1999 antamalla määräyksellä nro 107n - lomake nro 433. Myös kaupallisten organisaatioiden kirjanpitäjät voivat käyttää tätä lomaketta. Mikään ei kuitenkaan estä organisaatiota kehittämästä sen pohjalta kätevämpää muotoa.

Huomaa, että kirjanpidon on pakko viitata tähän asiakirjaan melko usein. Mahdolliset oikaisukirjaukset kirjanpitoon, erilaiset laskelmat kuukausittaisten poistojen laskemisesta verojen, sakkojen, sakkojen ja uudelleenlaskentaan. verovelvollisuudet jne. on annettava tällainen todistus.

Esimerkki 2 Suorittaessaan tavaroiden inventaariota syyskuussa 2004 Intkompleks LLC havaitsi tavarapulan 5 300 ruplaa. Komissio katsoi järjestön työntekijän syylliseksi puutteeseen. Sokolnik V.P., joka kantoi täyden taloudellisen vastuun, suostui vapaaehtoisesti korvaamaan vahingot häneltä palkat(hänen palkkansa on 10 500 ruplaa)

Veroviranomaisten vaatimusten mukaisesti puuttuvista tavaroista aiemmin vähennettäväksi hyväksytty arvonlisävero on 954 ruplaa. (RUB 5 300 x 18 %) kunnostetaan. Tämä arvo nostaa puutteen määrän 6254 ruplaan. (5300 + 954).

Hallinto päätti pidättää erääntyvän määrän kolme kuukautta ottaen huomioon Venäjän federaation työlain 138 §:ssä säädetyn rajoituksen.

Syys- ja lokakuussa työntekijän palkasta pidätetään enimmäismäärä - 2 100 ruplaa. (RUB 10 500 x 20 %), marraskuussa - loput - 2 054 RUB. (6254 – 2100 – 2100) .

Alla on esitetty laaditun tilinpäätöksen tyyppi.

Organisaatio LLC "Intcomplex"

TILINPÄÄTÖKSEN KERTOMUS nro 17

kokoamispäivämäärä

Kertymävelka Sokolnik V.P. tavarapulan ja erääntyvän vähennyksen vuoksi

todistuksen antamisen syy, perustelut kirjanpitoon

Summat ______________________________________

laskelmat kirjanpidossa näkyvistä määristä

					kirjanpitokirjaus
1	22.09.04	Kadonneiden tavaroiden hinta näkyy
2	22.09.04	Tavarapulan arvonlisävero on palautettu
3	22.09.04	Takaisin saatu arvonlisävero sisältyy vajeen määrään
4	22.09.04	Työntekijöiden velkaa kertynyt
5	22.09.04
6	29.10.04	Maksanut velan osittain takaisin
7	30.11.04	Velka on maksettu kokonaisuudessaan takaisin

Kirjanpitäjä _________________ V.V. Serikova

allekirjoituksen allekirjoituksen salauksen purku

Pääkirjanpitäjä ____________________ N.V. Suvereeni

allekirjoituksen allekirjoituksen salauksen purku

____________________________

Esimerkin 2 loppu

Esittelyn kanssa verokirjanpito Kirjanpitotiedon merkitys on kasvanut. Yhdessä muiden ensisijaisten asiakirjojen kanssa kirjanpitotodistus on perusta merkintöjen tekemiselle analyyttisiin verokirjanpitorekistereihin (Venäjän federaation verolain 313 artikla).

Lomakkeet verokirjanpitoa varten

Tuloveroa laskettaessa saaduista tuloista vähennetään aiheutuneiden menojen määrä, jotka täyttävät Venäjän federaation verolain 252 artiklan 1 kohdassa säädetyt vaatimukset. Niiden joukossa mainitaan myös asiakirjatodisteet kustannuksista. Tässä tapauksessa dokumentoiduilla kuluilla tarkoitetaan kuluja, jotka on vahvistettu Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti laadituilla asiakirjoilla.

Verokirjanpidon tiedot voidaan vahvistaa ensisijaisilla kirjanpitoasiakirjoilla (mukaan lukien kirjanpitäjän todistus), analyyttisillä verokirjanpitorekistereillä ja laskelmilla veropohja(Venäjän federaation verolain 313 artikla).

Lainsäätäjä ei ole erityisesti paljastanut käsitettä "ensisijainen kirjanpitoasiakirja" Venäjän federaation verolaissa. Siksi perustuu Venäjän federaation verolain 11 artiklan 1 kohdan normiin, jonka mukaan Venäjän federaation siviili-, perhe- ja muiden lainsäädännön alojen instituutiot, käsitteet ja ehdot, joita käytetään Venäjän federaation verolaissa Venäjän federaatiota sovelletaan siinä merkityksessä, jossa niitä käytetään näillä lainsäädännön aloilla (ellei Venäjän federaation verolaissa toisin säädetä), verokirjanpidossa käytettävien ensisijaisten asiakirjojen on oltava niille asetettujen kirjanpidon vaatimusten mukaisia.

Tämän vahvistivat veroviranomaiset Metodiset suositukset 25 luvun ”Yritystulovero” soveltamisesta Verokoodi Venäjän federaatio (hyväksytty Venäjän vero- ja veroministeriön määräyksellä 20. joulukuuta 2002 nro BG-3-02/729). Asiakirjassa todetaan, että perusasiakirjojen laatimismenettelystä säädetään asianomaisten toimeenpanoviranomaisten säädöksissä. Näillä elimillä on Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti oikeus hyväksyä liiketoimien virallistamiseen käytettävien perusasiakirjojen laatimismenettely ja lomakkeet.

Siksi kirjanpitolain vaatimukset täyttävien ensisijaisten asiakirjojen vakiomuotoisten yhtenäisten muotojen käyttö, jotka on hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean asianmukaisilla päätöslauselmilla vuosina 1997-2004 tai jotka veronmaksaja on kehittänyt itsenäisesti kirjanpitolain vaatimukset täyttävistä asiakirjoista. syntyneiden kulujen kirjaaminen antaa verovelvolliselle mahdollisuuden ottaa ne tuloveroa laskettaessa huomioon kuluissa, jotka vähentävät saatuja tuloja.

Kirjanpidossa käytettävä ensisijaisen kirjanpitotositteen yhtenäinen vakiomuoto ei kuitenkaan aina mahdollista kaikkien verokirjanpidon tarvittavien tietojen huomioon ottamista. Tässä tapauksessa lomakkeeseen voidaan lisätä ylimääräisiä rivejä ja sarakkeita puuttuvien indikaattoreiden heijastamiseksi.

Esimerkki 3 Kun käyttöomaisuuserää kirjataan poistojen kohteena olevaan omaisuuteen, toimialojen välinen vakiolomake nro OS-6 “ Varastokortti käyttöomaisuuden kirjanpito" (hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 27. tammikuuta 2003 päätöksellä nro 7), ei sisällä tietoja:

noin poistoryhmä, joka sisältää pääomaisuuden;

käyttöomaisuuden poistojen laskentamenetelmästä.

Jos käyttöomaisuushyödykkeen taloudellinen vaikutusaika verokirjanpidossa poikkeaa kirjanpitotarkoituksessa määritellystä taloudellisesta vaikutusajasta, se on myös ilmoitettava.

Epälineaarisella poistomenetelmällä tietoja tarvitaan myös:

käyttöomaisuudesta kertyneiden poistojen määrä;

käyttöomaisuuden jäännösarvo;

käyttöomaisuuden perushinta ja tällaisen käyttöomaisuuden kuukausittaisten poistojen määrä.

Tästä syystä organisaation on muutettava korttia vastaavasti tai kehitettävä itsenäisesti ylimääräinen analyyttinen verokirjanpitorekisteri, joka mahdollistaa mainittujen tietojen syöttämisen.

__________________________

Esimerkin 3 loppu

Ensisijaisen asiakirjan puuttuminen verokirjanpidosta luokitellaan tulojen ja kulujen sekä verotuskohteiden kirjanpitoa koskevien sääntöjen törkeäksi rikkomiseksi (Venäjän federaation verolain 120 artikla). Tulojen ja kulujen sekä verotuksen kohteiden kirjanpitosääntöjen törkeä rikkominen, jos se on tapahtunut yhden sisällä verokausi, merkkien puuttuessa verorikos siitä seuraa 5 000 ruplan sakko. Jos veropohja aliarvioitiin, sakko on 10% maksamattomien verojen määrästä, mutta vähintään 15 000 ruplaa.

Vladimir ULYANOV
Tilintarkastaja

1. Miksi ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja tarvitaan ja mitä tapahtuu, jos ne puuttuvat?

2. Mitä tulee ottaa huomioon kehitettäessä omia perusasiakirjamuotoja.

3. Missä tapauksissa yhtenäisten lomakkeiden käyttö on pakollista?

Kuten tiedetään, nykyinen kirjanpitolaki (nro 402-FZ) ei sisällä vaatimuksia ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen käytölle. Eli järjestöille ja yrittäjille annetaan oikeus kehittää itsenäisesti perusasiakirjojen muotoja ottaen huomioon heidän tarpeensa ja toimintansa ominaispiirteet. Tällainen oikeus kätkee kuitenkin monia sudenkuoppia. Esimerkiksi kaikkien ensisijaisten asiakirjojen, mukaan lukien itsenäisesti kehitetyt, on täytettävä tietyt vaatimukset, ja jotkin asiakirjat on laadittava vain yhtenäisten lomakkeiden mukaan muiden liittovaltion lakien vuoksi. Tällaisista ensisijaisten asiakirjojen laatimisen vivahteista on tiedettävä sekä omia asiakirjoja laadittaessa että vastaanottaessaan asiakirjoja vastapuolilta, koska ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat perusta, jolle ei vain kirjanpito, vaan myös verokirjanpito rakennetaan. Kuinka tehdä tästä perustasta luotettava - selvitämme sen tässä artikkelissa.

Miksi ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja tarvitaan?

Aluksi muistetaan, miksi ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja periaatteessa tarvitaan ja miksi on niin tärkeää kiinnittää huomiota niiden suorittamisen oikeellisuuteen. Kuten laissa nro 402-FZ todetaan, Jokainen taloudellisen elämän tosiasia on dokumentoitava ensisijaiseen kirjanpitotositteeseen(Osa 1, artikla 9). Taloudellisen elämän tosiasialla tarkoitetaan tässä tapauksessa mitä tahansa tapahtumaa, toimintaa, liiketoimea, jolla on tai voi olla vaikutusta taloudellisen yksikön taloudelliseen asemaan, sen toiminnan taloudelliseen tulokseen ja (tai) kassavirtaan. Talouselämän tosiasioita ovat esimerkiksi käyttöomaisuuden hankinta ja sen poistojen laskeminen, työntekijöiden palkkojen laskeminen jne. Näin ollen käytännössä kaikkien kirjanpitotietojen on perustuttava asiaankuuluviin ensisijaisiin kirjanpitoasiakirjoihin.

Verokirjanpidossa myös ensisijaisilla asiakirjoilla on tärkeä rooli: Venäjän federaation verolain säännösten mukaan verovelvollisen perustellut ja dokumentoidut kulut kirjataan kuluiksi. Se on Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen olemassaolo on yksi kulujen kirjaamisen perusteista ja vastaavasti laskea tuloveron veropohja (tai yksinkertaistetun verojärjestelmän mukaan "tulot-kulut").

Venäjän federaation verolaki pitää perusasiakirjojen puuttumista tulojen ja menojen, verotuskohteiden kirjanpitoa koskevien sääntöjen törkeänä rikkomuksena, josta määrätään sakko (Venäjän federaation verolain 120 artikla). ):

• 10-30 tuhatta ruplaa. – jos perusasiakirjojen puute ei johtanut veropohjan aliarvioimiseen;
• alkaen 40 tuhatta ruplaa. enintään 20 % maksamattoman veron määrästä - jos asiakirjojen puute johti veropohjan aliarviointiin.

Lisäksi perusasiakirjojen puuttuminen voi toimia perustana virkamiesten saattamiseksi hallinnolliseen vastuuseen kirjanpitosääntöjen törkeästä rikkomisesta ja tilinpäätösten esittämisestä 2-3 tuhannen ruplan sakon muodossa. (Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11 artikla). Kirjanpitoa ja tilinpäätöksen esittämistä koskevien sääntöjen törkeänä rikkomisena pidetään:

• kertyneet verot ja maksut aliarvioivat vähintään 10 % kirjanpitotietojen vääristymisen vuoksi;
• tilinpäätöslomakkeen minkä tahansa artikkelin (rivin) vääristyminen vähintään 10 %.

Kaikesta yllä olevasta seuraa kaksi pääjohtopäätöstä:

1. Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen on oltava saatavilla;

2. Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat on laadittava asianmukaisesti.

Jos kaikki on selvää ensimmäisen vaatimuksen kanssa, toisesta, joka koskee ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen oikeaa suorittamista, tulisi keskustella yksityiskohtaisemmin. Tosiasia on, että nykyisen kirjanpitolain nro 402-FZ mukaisesti taloudellisen yksikön johtaja päättää itse kirjanpidosta vastaavan virkamiehen suosituksesta käytettävien perusasiakirjojen muodot (lauseke). lain nro 402-FZ 9 §:n 4 momentti). Seuraavat vaihtoehdot ensisijaisten asiakirjojen muotojen määrittämiseksi ovat mahdollisia:

• perusasiakirjojen yhtenäisten muotojen käyttö;
• itsenäisesti kehitettyjen perusasiakirjojen muotojen käyttö (täysin itsenäisesti kehitetty tai luotu tekemällä muutoksia yhtenäisiin lomakkeisiin);
• Nämä kaksi vaihtoehtoa on myös mahdollista yhdistää eri asiakirjoille. Esimerkiksi itsenäisesti kehitettyjen kirjanpitotodistusten ja materiaalien poistoasiakirjan ja kaikkien muiden asiakirjojen yhtenäisten lomakkeiden käyttö.

!. Samanaikaisesti itsenäisesti kehitetyt kirjanpidon ensisijaisten tositteiden lomakkeet annetaan yleensä liitteessä, mutta jos käytetään yhtenäisiä lomakkeita, linkki vastaavaan asiakirjaan (tilastokomitean päätös). Jos päällikkö ei ole hyväksynyt käytettyjä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muotoja, tarkastajat voivat tarkastuksen yhteydessä katsoa, ​​että asiakirjat on laadittu määrittelemättömässä muodossa eli lain vastaisesti, ja vastaavasti eivät ole kulujen hyväksymisen peruste.

Itse kehitetyt ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat

Kun kehität omia ensisijaisten kirjanpitotositteiden muotoja, kaksi vaihtoehtoa on mahdollista:

• täysin itsenäisesti kehitetty muoto;
• lomake, joka on kehitetty olemassa olevan yhtenäisen lomakkeen perusteella (esimerkiksi poistamalla tai lisäämällä tietoja).

Joka tapauksessa tuloksena olevan ensisijaisen kirjanpitotositteen lomakkeen on sisällettävä seuraavat tiedot: vaaditut tiedot, perustettu art. Lain nro 402-FZ 9 §:

• asiakirjan nimi ja laatimispäivä;
• asiakirjan laatineen taloudellisen yksikön nimi;
• taloudellisen elämän tosiasian sisältö;
• luonnonarvo ja (tai) rahallinen mittaus taloudellisen käyttöiän tosiasia, joka ilmaisee mittayksiköt;
• liiketoimen, toiminnan ja sen toteuttamisesta vastuussa olevien tai toteutetun tapahtuman toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden allekirjoitukset, sukunimet (alkukirjaimilla) sekä asemat. Johtajan on hyväksyttävä luettelo henkilöistä, joilla on valtuudet allekirjoittaa ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja, sekä asiakirjalomakkeet.

! Huomaa:

Laki nro 402-FZ ei sisällä sinetin kiinnittämistä ensisijaiseen asiakirjaan pakollisena vaatimuksena. Siksi tämän yksityiskohdan sisällyttäminen asiakirjalomakkeeseen vai ei on organisaation itsensä valinta. Organisaatioille, jotka ovat kieltäytyneet käyttämästä pyöreää sinettiä (tämä oikeus myönnetään liittovaltion laissa nro 82-FZ, päivätty 6. huhtikuuta 2015), on suositeltavaa jättää tämä tieto pois kaikista käytetyistä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodoista. Joidenkin asiakirjojen osalta seuraavat vaadittujen tietojen luetteloa voidaan laajentaa

• muiden määräysten mukaisesti. Esimerkiksi rahtikirjassa on välttämättä oltava seuraavat tiedot (Venäjän liikenneministeriön määräyksen 18.9.2008 nro 152 kohta 3):
• rahtikirjan nimi ja numero;
• tiedot rahtikirjan voimassaoloajasta;
• tiedot ajoneuvon omistajasta (haltijasta);
• tiedot ajoneuvosta;

Omien ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muotojen kehittäminen edellyttää siis syvällistä tuntemusta ja nykyisen lainsäädännön analysointia. Siksi joissakin tapauksissa on suositeltavaa käyttää valmiita lomakkeita. Esimerkiksi Venäjän federaation liittovaltion veroviraston suosittelema yleisen siirtoasiakirjan muoto (kirje nro ММВ-20-3/96@, päivätty 21.10.2013). Tämä asiakirja yhdistää aineellisen omaisuuden siirron ensisijaisen kirjanpitotositteen tiedot sekä laskun tiedot, joten sitä voidaan käyttää sekä kirjanpitoon että verokirjanpitoon (arvonlisäveron laskentaa varten). Yleisen siirtoasiakirjan lisäksi Venäjän liittovaltion verovirasto on kehittänyt myös suositellun muodon yleisestä oikaisuasiakirjasta, joka laaditaan, jos toimituskustannukset muuttuvat lähetyksen jälkeen (kirje nro ММВ-20 -15/86@ päivätty 17.10.2014). Se, että organisaatio on päättänyt käyttää UPD- ja UCD-lomakkeita, tulee kirjata laskentaperiaatteisiin tai erillisessä johtajan määräyksessä.

Yhtenäiset lomakkeet

Laki nro 402-FZ ei sisällä pakollista vaatimusta käyttää yhtenäisiä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muotoja, mutta samalla se ei sisällä kieltoa niiden käyttämiselle. Siksi taloudellisella yksiköllä on oikeus käyttää yhtenäisiä lomakkeita niistä asiakirjoista, joita varten ne on perustettu. Yhtenäisten lomakkeiden käytöllä on useita etuja:

• yhtenäiset lomakkeet ovat useimmille vastapuolille tuttuja, joten niiden käyttö välttää kysymykset ja väärinkäsitykset transaktioiden käsittelyssä;
• Kirjanpitoohjelmistot keskittyvät tyypillisesti vakiomuotoisten lomakkeiden käyttöön. Itsenäisesti kehitettyjen lomakkeiden käyttöönotto vaatii lisäkustannuksia ohjelmien perustamisesta.

Lisäksi kaikkien yhtenäisten lomakkeiden korvaaminen itsenäisesti kehitetyillä on riskialtista, koska valtuutettujen elinten liittovaltion lakien mukaisesti ja niiden perusteella laatimat ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat edelleen pakollisia käytettäväksi (Venäjän federaation valtiovarainministeriön tiedote nro PZ-10/2012 liittovaltion lakiin nro 402-FZ). Tällaisia ​​asiakirjoja ovat esimerkiksi rekisteröintiasiakirjat. Venäjän pankin 11. maaliskuuta 2014 päivätty direktiivi nro 3210-U "Oikeushenkilöiden käteismaksujen suorittamista koskevasta menettelystä ja yksinkertaistetusta menettelystä yksittäisten yrittäjien ja pienyritysten käteismaksujen suorittamiseksi" määrää seuraavan yhtenäisen lomakkeet:

• saapuvat ja lähtevät käteismaksumääräykset (lomakkeet nro KO-1 ja KO-2);
• kassakirja (lomake nro KO-4);
• kassan hyväksymien ja myöntämien varojen kirjanpitokirja (lomake nro KO-5);
• selvitys- ja maksuilmoitukset (lomakkeet nro T-49 ja T-53).

Siten käteismaksut on virallistettava asiakirjoilla, jotka on laadittu yhtenäisten lomakkeiden mukaisesti, jotka on hyväksytty Venäjän federaation valtion tilastokomitean 18. elokuuta 1998 päätöksellä nro 88, päivätty 5. tammikuuta 2004 nro 1.

Erityistä huolellisuutta tulee olla henkilöstöasiakirjojen sekä työvoiman kirjanpito- ja maksuasiakirjojen kehittämisessä ja mahdollisuuksien mukaan käyttää niistä yhtenäisiä lomakkeita. Tämä johtuu siitä, että henkilöstöasiakirjojen ja työkirjanpitoasiakirjojen on täytettävä työlainsäädännön vaatimukset, jotka eivät aina vastaa lain nro 402-FZ vaatimuksia: alkaen yksityiskohtien koostumuksesta (esimerkiksi aika). arkki, työntekijän henkilökortti jne. .) ja päättyen asiakirjan muotoon (Venäjän federaation työlaki ei edellytä henkilöstöasiakirjojen laatimista sähköisessä muodossa).

Joten tässä artikkelissa muistutimme ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen tärkeydestä kirjanpidon ja verokirjanpidon kannalta ja varmistimme myös, että ensisijaisten asiakirjojen tapauksessa "muotoasiat ovat tärkeitä". Yhteenvetona, muotoillaanpa vielä kerran lyhyesti tärkeimmät johtopäätökset:

• Jokainen taloudellisen elämän tosiasia on dokumentoitava ensisijaiseen kirjanpitotositteeseen.

• Ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan lomakkeen on sisällettävä laissa nro 402-FZ säädetyt pakolliset tiedot ja joissakin tapauksissa - muilla säännöksillä vahvistetut tiedot.

• Käytettyjen ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen lomakkeet on hyväksyttävä johtajan kirjanpitopolitiikassa tai erillisessä tilauksessa - tämä koskee sekä itsenäisesti kehitettyjä lomakkeita että yhtenäisiä lomakkeita.

Onko artikkeli mielestäsi hyödyllinen ja mielenkiintoinen? jaa työtovereiden kanssa sosiaalisessa mediassa!

Vielä on kysymyksiä - kysy heiltä artikkelin kommenteissa!

Sääntelykehys

1. Venäjän federaation verolaki
2. Venäjän federaation hallintorikoslaki
3. Liittovaltion laki, annettu 6. joulukuuta 2011, nro 402-FZ "kirjanpidosta"
4. Liittovaltion laki 6. huhtikuuta 2015 nro 82-FZ "muutoksista tiettyihin säädökset Venäjän federaation säädös yritysten pakollisen sinetin poistamisesta"
5. Venäjän keskuspankin direktiivi 11. maaliskuuta 2014 nro 3210-U "Oikeushenkilöiden käteismaksujen suorittamista koskevasta menettelystä ja yksinkertaistetusta menettelystä yksittäisten yrittäjien ja pienyritysten käteismaksujen suorittamiseksi"
6. Venäjän federaation liikenneministeriön määräys, päivätty 18. syyskuuta 2008, nro 152 "Pakollisten tietojen hyväksymisestä ja rahtikirjan täyttömenettelystä"
7. Venäjän valtiovarainministeriön tiedote nro PZ-10/2012 "Kirjanpitoa koskevan liittovaltion lain 6. joulukuuta 2011 nro 402-FZ voimaantulosta 1. tammikuuta 2013"
8. Venäjän federaation liittovaltion veroviraston kirjeet

• päivätty 21. lokakuuta 2013 nro ММВ-20-3/96@
• päivätty 17.10.2014 nro ММВ-20-15/86@

Opi lukemaan näiden asiakirjojen viralliset tekstit osiosta

♦ Luokka: , .