Инвентаризационная опись основных средств используется в процессе оформления объектов различного назначения, транспортных средств, специализированного оборудования, инструментов, компьютерной техники, а также инвентаря, имеющего производственное и хозяйственное назначение. Данный документ должен составляться в двух экземплярах и заверяться лицами, являющими ответственными.
Первый экземпляр описи должен храниться в бухгалтерии и использоваться для составления сличительной ведомости . Второй же экземпляр должен храниться у ответственных лиц .
Составление инвентаризационной описи ОС играет важную роль в процессе оформления отчетной документации для отправки в определенные периоды в соответствующие органы, к примеру, в Федеральную налоговую службу. Если опись будет составлена неверно, то с налоговой службой могут возникнуть проблемы, сопровождаемые наложением штрафных санкций.
До начала процесса инвентаризации от каждого из лиц или групп лиц, которые отвечают за процедуру сохранности ценностей, должна быть взята расписка
. Данный документ должен быть включен в заголовок формы.
Следует отметить, что опись по форме ИНВ-1 должна быть напечатана совместно с вкладными листами по образцу второй страницы формы.
Количество должно быть определено заказчиком банков. В процессе выполнения обработки данных по учету результатов инвентаризации, форма должна быть выдана комиссии на накопителях информации . Также допускается ее выдача в электронном виде , путем отправки на внутреннюю или личную электронную почту. Электронный вариант описи также может храниться на внутренних серверах организации.
Лицо, которое выступает в роли ответственного, должно заполнить в данном документе информацию про наличие объектов . В том случае если будут присутствовать объекты, которые каким-либо образом не указаны в учете, а также объекты, данные о которых отсутствуют или не описывают их характеристики, то лица, являющиеся ответственными, должны добавить в опись недостающую информацию , а также указать на технические показатели по иным объектам.
В соответствии с решением комиссии по инвентаризации, объекты данного вида должны быть оприходованными . В данной ситуации их изначальная цена определяется в соответствии с рыночной стоимостью. В свою очередь сумма износа определяется в соответствии с техническим состоянием объектов, а также необходимостью выполнить оформление соответствующих документов в виде актов.
Следует отметить, что опись должна быть составлена отдельно, в соответствии с группами основных средств. Здесь идет речь как про группы производственного, так и непроизводственного назначения. Под графой 9 понимают «Номер паспорта» . Она должна быть заполнена на ОС, к которым относятся металлы или драгоценные камни.
На те средства, которые были взяты в аренду, документ должен быть заполнен в трех экземплярах . Также в документе указывается период, на который осуществляется аренда. Экземпляр описи должен быть отправлен на адрес проживания арендодателя.
Как выполняется заполнение документа
Прежде всего следует сказать о том, что для ОС существует типичная форма
, которая была принята службой государственной статистики.
В данном случае идет речь про форму ИНВ-1 . Отметим, что, начиная с 2013 года, данный документ не является обязательным для использования .
Субъекты, которые ведут хозяйственную деятельность, могут применять в своей работе документы, которые были разработаны в произвольной форме. Чаще всего, составлением формы в произвольной форме занимается бухгалтерский отдел . В том же случае если форма, которая предлагается официальными органами, полностью подходит, то можно продолжать пользоваться ею.
В большинстве случаев она является удобной. Следует отметить, что при оформлении данного документа необходимо указывать в нем информацию следующего содержания :
- Полное название компании и предоставление информации про ее структуру.
- Причины для выполнения процедуры инвентаризации. Необходимо указать номер приказа, которым это регулируется.
- Период, в который необходимо осуществить процедуру.
- Дата составления документа.
- Информация про размещение основных средств, а также юридических прав на них.
- Сведения про характеристики, стоимость, наличие.
- Информация про людей, являющихся членами комиссии.
Данная процедура должна осуществляться только в присутствии всех членов , входящих в комиссию. Они выступают в роли лиц, являющихся материально ответственными за основные средства, принадлежащие организации.
Лица, которые являются ответственными, на составляемом документе должны поставить свои подписи . В том случае если правила заполнения данного документа будут нарушены, то процедура инвентаризации может считаться недействительной и должна быть проведена снова.
В каких случаях должна проводиться
Процедура инвентаризации должна проводиться на каждом предприятии с определенной периодичностью . Выделяют ряд случаев , когда необходимо выполнять проверку и составлять соответствующие ей документы. Основным из них является составление годовой отчетности .
В отличие от другого имущества, подлежащего процедуре инвентаризации, в отношении основных средств проверки могут осуществляться однократно за период в 36 месяцев .
Если происходит ситуация, когда после процедуры инвентаризации было определено, что имеются какие-либо излишки или, наоборот, нехватка основных средств, то необходимо выполнять составление сличительной ведомости . С этой целью используется уже документ другой формы, который также был утвержден службой государственной статистики. Его можно составлять как на официальном бланке, так и на том, который был составлен в произвольной форме.
Необходимо отметить, что процедура составления инвентаризационной описи не является сильно сложной, при этом она требует внимательности и, соответственно, ответственности лиц, выполняющих такую работу. Именно поэтому, столкнувшись с вопросом проведения инвентаризационной описи основных средств, необходимо, чтобы ответственными являлись те сотрудники, которые уже сталкивались с выполнением этой работы, знают нюансы ее реализации, а также владеют информацией про возможные сложности.
Если же отнестись к данной работе безответственно, то вероятность того, что при сдаче годовой отчетности возникнут определенные проблемы, является очень большой . В целом процедура составления инвентаризационной описи основных средств не является сложной.
Как провести инвентаризацию основных средств в 1С, можно узнать из данного видео.
Инвентаризационная опись основных средств - бухгалтерский документ, который необходимо правильно и четко заполнять в соответствии с формой ИНВ -1.
Все результаты проверки должны быть занесены в определенный бланк, который учитывает все основные средства того или иного предприятия.
Данная форма инвентаризационной описи применяется при инвентаризации имущества, относящегося к основным средствам предприятия.
Это здания, машины, любое оборудование, а также вычислительная техника, инвентарь, производственный и хозяйственный.
Это может быть связано как с ликвидацией предприятия, так и со стихийными бедствиями, которые повредили основное имущество.
Заполнять форму ИНВ-1 необходимо строго в соответствии с бухгалтерской отчетностью, чтобы не допустить путаницы и ошибок, которые приведут к недостачам или пропаже ценного имущества.
Описи пишутся отдельно для производственных основных средств и непроизводственных . При этом для каждого структурного подразделения оформляется своя инвентаризационная опись ИНВ-1.
Поэтому при пересчете основных средств необходимо создавать отдельные документы для каждого отделения, а ответственные люди заполняют все штрафы, чтобы опись была полноценной.
Кто оформляет?
Опись составляется ответственными лицами комиссии
, которая занимается инвентаризацией.
Обязательно форма заполняется в двух экземплярах , причем один из них идет потом в бухгалтерию, а другой - материально ответственному лицу.
В бухгалтерии специалисты на основе инвентаризационной описи создают .
Поскольку в комиссии по инвентаризации входит и бухгалтер, то все документы составляются под его руководством.
В самом начале процесса инвентаризации от всех лиц, которые участвуют в процедуре, берется соответствующая расписка . Чаще всего заполнением занимается главный бухгалтер или его заместители.
В любом случае это должен быть сотрудник с подходящим образованием, опытом работы и ответственными полномочиями.
Это материально ответственное лицо, которое имеет доступ к материальным ценностям предприятия согласно своей должностной инструкции.
Как заполнить унифицированную форму ИНВ-1?
Ревизия, в результате которой заполняется инвентаризационная опись, обычно ведется в трех случаях:
- При ликвидации компании, а также при передаче ее в собственность другому лицу.
- Аренда или отчуждение чужого имущества.
- Чрезвычайные ситуации на предприятии, в результате которых пострадало основное имущество.
Для правильного внесения основных данных используется стандартный бланк унифицированного образца.
Фирма может вносить некоторые изменения, но в основе должны быть указаны следующие реквизиты в обязательном порядке:
Это первая страница инвентаризационной описи. Затем заполняется вторая и последующие страницы документа.
Заполнение происходит в виде таблицы, которая имеет 13 граф:
- Порядковый номер объекта.
- Его название и характеристика.
- Наименование документа, который подтверждает принятие на хранение данного объекта.
- Номер подтвердительного документа.
- Его дата.
- Год создания объекта, его производства или постройки.
- Номер инвентарный.
- Номер заводской.
- Номер паспорта или документа о регистрации объекта.
- Фактическое наличие в штуках.
- Стоимость фактического наличия.
- Количество штук по бухучету.
- Стоимость согласно бухучету.
В конце страницы под таблицей указывается, сколько в данной таблице порядковых номеров, а также общее количество объектов и фактическая их общая стоимость.
Читайте также:
Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel и word
Срок хранения
Срок хранения инвентаризационной описи основных средств вполне подходит под срок хранения всей бухгалтерской отчетности .
Чаще всего этот срок не ограничен, но для некоторых документов свой временной период все же указан.
Это же относится и к инвентаризационным описям.
Срок их хранения составляет 5 лет , но только в том случае, если была проведена проверка всех объектов, указанных в данной описи.
По истечении данного срока документы подлежат утилизации по правилам внутреннего документооборота.
Выводы
Инвентаризация основных средств - процесс на производстве длительный и относится к обязательным бухгалтерским отчетам.
В процессе проведения инвентаризации необходимо заполнять определенные документы. Одним из них является инвентаризационная опись форма ИНВ-1 – это бланк, который необходимо заполнять при проведении инвентаризации объектов основных средств.
В статье разберемся, как правильно заполнить опись ИНВ-1, какую информацию писать в каждую строку и графу бланка. Кроме того, внизу вы можете скачать пустой бланк формы ИНВ-1, а также заполненный образец инвентаризационной описи основных средств.
При инвентаризации нематериальных активов заполняется опись по форме ИНВ-1а, образец и бланк которой можно скачать по . При инвентаризации ТМЦ заполняется . Сведения об отгруженных, но не оплаченных ТМЦ вносятся в акт форма ИНВ-4, образец которого можно скачать .
Данная опись заполняется на стадии пересчета и проверки основных средств, сведения обо всех имеющихся у предприятия объектах, их состоянии вносятся в форму ИНВ-1.
Перед проведением инвентаризации все документы по основным средствам должны быть сданы в бухгалтерию, все объекты учтены и оприходованы. Лица, ответственные за сохранность основных средств должны поставить свои подписи в инвентаризационной описи в знак того, что все в порядке и всё учтено.
Алгоритм заполнения инвентаризационной описи ИНВ-1
Как заполнить опись? Бланк ИНВ-1 имеет три страницы, рассмотрим подробнее заполнение каждой.
Страница 1 – титульный лист.
Сюда вносятся сведения следующего характера:
- Название организации и структурного подразделения;
- Основание для проведения инвентаризации – это приказ по форме ИНВ-22, указывается его дата и номер ();
- Даты начала и окончания инвентаризации, берутся из приказа;
- Дата и номер описи ИНВ-1;
- Указывается, какие именно объекты подлежат проверки, в чьей собственности они находятся и адрес их места нахождения;
- В отношении основных средств, взятых в аренду, в поле «арендодатель» указывается наименование владельца этих объектов;
- Подписи ответственных лиц.
Проверку проводит специально созданная комиссия, которая утверждается приказом ИНВ-22. Комиссия проводит проверку фактического состояния объектов и вносит данные о них в таблицу, расположенную на второй странице бланка инвентаризационной описи ИНВ-1.
В таблице заполняются следующие графы:
- Порядковый № записи;
- Название и основные характеристики объекта;
- Номер и дата акта приема-передачи, на основании которого принят объект к учету;
- Год выпуска;
- Номера – инвентарный, заводский, паспорта;
- Фактическое наличие с указанием цифрой количества и стоимости;
Для каждого объекта заполняется отдельная строка таблицы.
По результатам заполненной таблицы формы ИНВ-1 считаются итоговые данные о количестве и общей стоимости всех основных средств по фактическим и учетным данным.
Ниже под таблицей прописью прописывается количество порядковых номеров, единиц объектов и их общей стоимости по фактическим данным.
На третье странице все члены инвентаризационной комиссии ставят свои подписи в знак подтверждения того, что все объекты проверены, данные о них внесены в таблицу.
Инвентаризация основных средств – это один из наиболее важных моментов в работе соответствующей . Нужно проверить фактическое наличие активов, документально все подтвердить. Но это не единственная обязанность. Важно проследить за состоянием каждого объекта, и за тем, чтобы оценка по ним была максимально объективной. Без опыта и профессиональных навыков справиться с задачей будет сложно.
Когда драгоценные камни входят в оборудование и инструменты, их проверка проводится одновременно с самим основным объектом.
Отдельно составляется опись по средствам, которые были оформлены в аренду. Копии описей предоставляются владельцам таких объектов.
Обязательно наличие о том, когда основные средства снимаются с учета либо с непосредственной эксплуатации, и о времени, когда сама процедура началась и закончилась. В случае движения основных средств во время инвентаризации не обойтись без нумерации документов. Если комиссия обнаруживает объекты, которые ранее не упоминались, то вносятся соответствующие поправки.
Проведение инвентаризации: правила
Проведение инвентаризации не обязательно организовывать каждый год. Допускается ситуация, когда к ней прибегают лишь раз в три года. для утверждения комиссии по инвентаризации заполняется с использованием формы ИНВ-22.
Оптимальный вариант состава комиссии для этой процедуры – руководство компании, специалисты по основным средствам вместе с бухгалтерами. Мероприятие будет считаться состоявшимся только в том случае, если присутствуют все члены комиссии. Недопустимо проводить процедуру, когда присутствует кто-то один. В ИНВ-22 надо зарегистрировать не только состав комиссии, но и сроки, причины, объекты.
Актуальные документы по ОС члены комиссии должны получить до того, как процедура начнется. На документах делается пометка о том, что состояние объектов изучается до проведения мероприятия. Лица с материальной ответственностью должны отдельно подтвердить соответствие всех бумаг требованиям законодательства.
Комиссия проверяет не только бухгалтерские бумаги по ОС, но и такие документы как:
- По объектам природных ресурсов, которые находятся в собственности у компании.
- Регистры в сфере аналитического учета.
- Технические паспорта, другая подобная документация.
- Сведения, подтверждающие на здания.
Сама опись оформляется с применением формы ИНВ-1. В документе должны присутствовать данные, которые касаются:
- основных показателей объекта
- инвентарных номеров
- назначения
- названия ОС
Мощность и заводской номер по техпаспорту в обязательном порядке указываются для транспортных средств.
Как работают с групповым учетом?
Если используется множество однотипных объектов, то проще использовать специальные компьютерные программы, чтобы проводить так называемый групповой учет. По всей группе либо ее части можно оформить , представляющие собой:
- Перемещение в компании.
- Ввод в эксплуатацию.
- Поступление.
Но сама возможность группового учета доступна только при работе с однотипными объектами, имеющими общую стоимость до 40 тысяч рублей. Еще одно обязательное условие для применения данной системы – начисление амортизации в полном объеме, когда ОС вводится в эксплуатацию. Главное, чтобы стоимость всех объектов была одной и той же.
При поступлении разными партиями имущество приобретает различную стоимость. Потому у бухгалтеров и других подобных специалистов нет возможности проводить операцию в группе с движением ОС, у которых есть единая стоимость. Каждая отдельная партия требует отдельной же карточки учета.
Групповой учет недопустим при работе с объектами, которые меняют свою стоимость на протяжении эксплуатации. Особенно, если предполагается проведение модернизации и реконструкции, достройки.
Сличительная ведомость – разновидность документа, который необходим при обнаружении отклонений от информации, имеющейся в учете. Еще одна сличительная ведомость нужна для ОС, которые нашли отражение в учете, хотя сейчас компании не принадлежат.
Обычно такие проводятся в несколько этапов и на определенную дату. Предполагается, что реальные данные сверяются с информацией, представленной в бухгалтерской отчетности.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Обсуждение: есть 1 комментарий
У нас инвентаризационная опись заполняется ежегодно в обязательном порядке по отделам и на складе. И так же при увольнении сотрудника. который является материально ответственным за ценности.
Ответить
Инвентаризационная опись форма ИНВ-1 заполняется членами инвентаризационной комиссии в ходе проведения проверки объектов основных средств.
В качестве примера мы заполнили опись по форме ИНВ-1, заполненный образец можно скачать по ссылке внизу статьи.
Данная процедура проводится с определенной периодичностью, установленной на предприятии, например, один раз в год. Кроме того, инвентаризация может быть проведена при смене материально-ответственного лица.
Для проведения инвентаризации формируется комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. Комиссия должна иметь председателя и секретаря. ФИО и должности всех членов комиссии должны быть указаны в бланке ИНВ-1 при заполнении.
Прежде, чем приступать к началу проверки основных средств, необходимо убедиться, что все имеющиеся объект учтены, документы все переданы в бухгалтерию, а бухгалтерия выполнила все необходимые проводки по списанию и оприходованию новых объектов.
В отношении других видов имущества заполняются другие формы инвентаризационной описи: для основных средств — , для товарно-материальных ценностей — .
Образец заполнения
Бланк описи имеет титульный лист, на котором пишется наименование предприятия, структурного подразделения, в котором проводится проверка.
Ниже указывается номер и дата приказа руководителя, утверждающего процедуру проведения инвентаризации. Также пишется дата начала и окончания инвентаризации, согласно приказу руководителя. Образец приказа о проведении инвентаризации можно скачать по .
Самой описи также присваивается номер и ставится дата заполнения.
Ниже заголовка следует указать, какие именно объекты подлежат проверке, в чьей собственности они находятся, их местонахождение (адрес), а также арендодатель, если проводится инвентаризации объектов, взятых в аренду.
В подразделе «Расписка» ставят свои подписи все материально-ответственные лица в знак того, что все документы переданы в бухгалтерию и все объекты учтены, находятся на положенных местах.
В таблице формы ИНВ-1 приводится перечень всех имеющихся объектов основных средств. Для каждого объекта нужно указать:
- Его наименование, краткую характеристику;
- Документ, на основании которого он принят к учету (акт приема-передачи ОС);
- Год выпуска;
- Инвентарный, заводской номера и номер паспорта объекта при наличии;
- Фактическое наличие и стоимость имеющихся основных средств;
- Количество по данным бухгалтерского учета и соответствующая стоимость.
В таблицу должны быть включены все объекты основных средств. По итогам заполненной таблицы считается общее количество объектов и стоимость по фактическим данным и данным бухучета.
Заполняется столько листов таблицы, сколько понадобится. Итоги подводятся по каждому листу и по описи в целом. В конце инвентаризационной описи пишется прописью количество порядковых номер объектов основных средств, общее количество единиц и фактическая сумма.
Заполненный бланк описи ИНВ-1 подписывается каждым членом инвентаризационной комиссии, а также лицами, ответственными за сохранность основных средств.
Загрузка...
